Jak zarządzać załącznikami w programie Outlook 2013

Nadchodzi czas, poszukiwanie pracy lub udostępnianie zdjęć starszym członkom rodziny, gdzie może być konieczne wysyłanie rzeczy w staroświecki sposób - jako załącznik do wiadomości e-mail. Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail w pracy, może to być część twojego repertuaru e-mailowego.

Problem z załącznikami polega na tym, że istnieje pewien niepisany kod dotyczący ich wysyłania. Na przykład, mimo że możesz wysłać ogromny plik w wiadomości e-mail (zależy to od tego, na ile pozwala na to usługa lub usługodawca internetowy), niekoniecznie jest to skuteczne. Podobnie, wysyłanie wielu plików jest zwykle lepiej wykonywane w pliku kontenera.

Oczywiście, w zależności od rodzaju pliku, może, ale nie musi dotrzeć do miejsca przeznaczenia. Pliki takie jak te z rozszerzeniem .EXE, .BAT i inne typy plików wykonywalnych często (zwykle) są blokowane lub usuwane z powodu ich powiązania ze złośliwym oprogramowaniem. Jeśli chcesz wysłać taki plik, prawdopodobnie będziesz musiał umieścić go w archiwum .ZIP.

Komponowanie wiadomości e-mail i zarządzanie kontaktami w Outlooku jest bardzo proste, a dodawanie i obsługa załączników powinna być już drugą naturą, wielu użytkowników może nie zdawać sobie sprawy, że mogą to robić lepiej.

Dodawanie załącznika

Aby dodać załącznik, możesz przeciągnąć plik lub pliki do pustej wiadomości e-mail, a zostanie wklejony jako załącznik. Lub kliknij przycisk "Załącz plik" na wstążce, w sekcji Uwzględnij.

Musisz przejść do lokalizacji, w której znajduje się plik, który chcesz dołączyć, a następnie wybrać plik lub pliki, które chcesz uwzględnić w wiadomości, a następnie kliknąć "Wstaw". Alternatywnie, kliknij małą strzałkę i wybierz "Wstaw jako Tekst "i załącznik zostanie wstawiony w linii, co oznacza, że ​​pojawi się w wiadomości zamiast w osobnym pliku.

Po dołączeniu będziesz mógł zobaczyć go w Załączonym polu pod linkiem Temat.

Na koniec powiedzmy, że masz przywiązanie do swojego przywiązania, i zdajesz sobie sprawę, że jest ono niewłaściwe. Nie ma problemu, możesz po prostu wybrać załącznik, nacisnąć przycisk "Usuń" na klawiaturze lub kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać "Usuń".

Pliki nie są jedyną rzeczą, którą możesz dołączyć do wiadomości, ale możesz także dołączyć elementy i podpisy.

Dołączanie innych rzeczy

Elementy mogą zawierać wizytówki (pliki .VCF omówione wcześniej), kalendarze i elementy programu Outlook, które mogą być notatkami, zadaniami, kontaktami i innymi rzeczami otwieranymi w programie Outlook.

Kalendarze to kolejna rzecz, którą możesz chcieć udostępniać od czasu do czasu. Jeśli klikniesz przycisk "Dołącz", zobaczysz, że łatwo to zrobić. Udostępnianie kalendarza nie oznacza, że ​​musisz dzielić każdy przedmiot każdego dnia. Możesz po prostu dzielić kilka dni lub tydzień, na przykład na wyjazd służbowy lub plan wakacji rodzinnych.

Udostępnianie kalendarza daje opcje wyboru faktycznego kalendarza, zakresu dat, szczegółów i innych zaawansowanych opcji.

Po kliknięciu przycisku "OK" zobaczysz, że kalendarz zostanie dołączony do wiadomości e-mail, aby można go było otwierać i wyświetlać, ale zostanie również wklejony do rzeczywistej wiadomości, aby odbiorcy mogli ją wygodnie przeglądać w skrócie.

Elementy programu Outlook to w zasadzie wszystko, co możesz utworzyć w Outlooku, a następnie dołączyć do innych użytkowników Outlooka. Na poniższym zrzucie ekranu zobaczysz, jak to działa. Wybierz źródło, a następnie stamtąd wybierz przedmiot lub elementy (możesz wybrać więcej niż jeden), które chcesz dołączyć.

Pamiętaj, że możesz zdecydować, czy chcesz, aby element pojawił się jako rzeczywisty fizyczny załącznik, czy tylko jako tekst. Jest to to samo, co omówiliśmy wcześniej, gdzie można "Wstawić jako tekst" i pojawi się jako część wiadomości fizycznej.

Wizytówki mogą, ale nie muszą być jedną z tych rzeczy, których używasz lub potrzebujesz, ale to naprawdę wygodny sposób na udostępnienie twoich bezpośrednich informacji w prostym, wygodnym pakiecie. Jeśli chcesz udostępnić swoją wizytówkę (lub inną osobę), po prostu wybierz ją z menu Dołącz przedmiot, a Twoje kontakty pojawią się

Wybierz kartę lub karty, które chcesz załączyć i kliknij "OK", a karty pojawią się jako tekst, a także zostaną dołączone jako plik .VCF, co oznacza, że ​​można je zaimportować do dowolnej książki adresowej obsługującej takie pliki.

Udostępnianie kontaktów jako wizytówek jest naprawdę szybkim i wygodnym sposobem na przekazanie komuś innemu informacji kontaktowych lub zaimportowanie danych kontaktowych od kogoś innego bez konieczności ręcznego wpisywania ich do książki adresowej.

Obsługa załączników

Oczywiście za pomocą poczty e-mail zawsze istnieje możliwość otrzymywania i przekazywania. Co więc robisz, gdy do skrzynki odbiorczej dociera wiadomość z załącznikami? Zwykle jest to dość proste, jak na poniższym obrazie. Pojawia się nasza wiadomość testowa z dołączonym obrazem.

Jeśli po prostu klikniemy na załącznik, zobaczysz, że opcje pojawiają się w narzędziu Przywiązanie Wstążki. Stąd możesz podjąć działania w tej sprawie. Zauważ również, że jeśli otrzymujesz wiele plików, możesz zapisać wszystkie załączniki naraz i jeśli nie masz pewności, czy w ogóle jest możliwe otwieranie załącznika, możesz go usunąć, ale prawdopodobnie lepiej jest po prostu usunąć wiadomość, jeśli masz wątpliwości.

Możesz również kliknąć prawym przyciskiem myszy na dowolny załącznik w wiadomości i możesz użyć wynikowego menu, aby wykonać te same czynności, które można znaleźć na Wstążce.

Podczas obsługi załączników występują liczne zastrzeżenia. Załączniki mogą być niebezpieczne, ponieważ każdy, kto użył e-maila w ciągu ostatnich dwudziestu lat, może to potwierdzić. Podsumowując, nie otwieraj niczego, co nie pochodzi od nikogo, kogo nie znasz ani nie ufaj, i zawsze używaj skanera wirusów / złośliwego oprogramowania na swoim komputerze.

Obsługa wielu plików lub dużych plików jako załączników

Rozmawialiśmy trochę o tym, jak poradzić sobie z jednym, a może z kilkoma załącznikami, ale co jeśli chcesz dołączyć dziesiątki, a nawet setki plików? Lub, jeśli chcesz dołączyć duży plik?

Wysyłanie dużych załączników jest trochę nieefektywne, zwłaszcza jeśli ktoś dostaje dużo e-maili w procesie. Problem z wysyłaniem dużych plików przez e-mail nie jest taki, czy serwer pocztowy zezwala na załączniki o określonej wielkości. W większości przypadków prawdopodobnie nie wyślesz pliku większego niż megabajt lub dwa, a przynajmniej nie powinieneś.

Niemniej jednak, będą te czasy, w których trzeba wysłać coś, co jest trochę nieporęczne. Jeśli korzystasz z usługi poczty internetowej, takiej jak Yahoo, Gmail lub Microsoft, będą miały ograniczenia rozmiaru (odpowiednio 25 MB, 25 MB, 20 MB), podobnie jak usługodawca internetowy, np. Comcast, Time Warner, AT & T itp. Również (zwykle około 10 Mb).

W większości przypadków, gdy pliki są nadmiernie duże lub liczne, odradzamy korzystanie z usługi w chmurze, która jest obfita i oferuje wystarczającą ilość wolnego miejsca do wysyłania ogromnej większości plików. Najczęściej po prostu przesyłanie plików na dysk w chmurze, a następnie udostępnianie ich jest szybsze i bardziej niezawodne niż poczta e-mail. Mamy poręczne instrukcje, które dokładnie wyjaśniają, jak przesyłać duże pliki przez e-mail na wypadek, gdybyś chciał dowiedzieć się więcej.

Jeśli chodzi o wysyłanie wielu plików, nie powinieneś mieć problemu, pod warunkiem, że jest ich kilka, ale gdy zaczniesz załączać dziesiątki zdjęć lub dokumentów, sprawy mogą być trochę niezręczne. Ponownie rozważ użycie usługi w chmurze. Niezależnie od tego sugerujemy, aby na pewno spakować wiele plików przed ich wysłaniem. System Windows ma natywne wsparcie dla plików zip, więc nie musisz się martwić, że odbiorca nie będzie mógł go otworzyć.

Sprawdź ten artykuł, który wyjaśnia wszystko, co musisz wiedzieć o skompresowanych plikach.

Wydaje się, że to całkiem dobre miejsce na zakończenie dyskusji na temat załączników. Nie są skomplikowanym tematem, ale niezależnie od tego, czy korzystasz z Outlooka, Gmaila, czy innego e-maila, wysyłanie plików może wymagać kilku dodatkowych kroków poza ich podłączeniem..

Do tej pory omawialiśmy najbardziej podstawowe elementy mocy e-mail Outlooka - kontakty, adresowanie, komponowanie - z których wszystkie są dość proste. Teraz z załącznikami, masz dość dobrze zaokrągloną wiedzę o prostych rzeczach.

Nadszedł czas, aby przyspieszyć naszą grę. Podczas korzystania z Outlooka i gromadzenia wiadomości e-mail musisz nauczyć się zarządzać nim za pomocą narzędzi, takich jak Szybkie kroki i reguły, o których opowiem w nadchodzącej funkcji. W międzyczasie i jak zawsze zachęcamy do przekazania nam opinii na naszym forum dyskusyjnym.