Jak zarządzać Autoarchiwum w Outlook 2010

Jeśli chcesz, aby program Outlook 2010 był czysty i działał szybciej, jedną z metod jest skonfigurowanie funkcji Autoarchiwizacji. Dzisiaj pokażemy, jak skonfigurować i zarządzać tą funkcją w Outlook 2010.

Korzystanie z funkcji Autoarchiwizacja pozwala zarządzać przestrzenią w skrzynce pocztowej lub serwerze e-mail, przenosząc starsze elementy do innej lokalizacji na dysku twardym.

Włącz i konfiguruj automatyczne archiwizowanie

W programie Outlook 2010 automatyczne archiwizowanie nie jest włączone domyślnie. Aby go włączyć, kliknij kartę Plik, aby uzyskać dostęp do widoku Backstage, a następnie kliknij Opcje.

Otworzy się okno Outlook Options, następnie kliknij Advanced, a następnie AutoArchive Settings.

Zostanie otwarte okno Autoarchiwizacji, a zauważysz, że wszystko jest wyszarzone. Zaznacz pole obok Uruchamiaj AutoArchive co ...

Uwaga: Jeśli wybierzesz opcję Trwale usuń stare elementy, wiadomości nie zostaną zarchiwizowane.

Teraz możesz wybrać ustawienia, w jaki sposób chcesz zarządzać funkcją Autoarchiwizacji. Wybierz, jak często ma się on wyświetlać, pytaj przed uruchomieniem funkcji, gdzie przesuwać elementy i inne czynności, które chcesz wykonać w trakcie procesu. Po dokonaniu wyboru kliknij OK.

Ręcznie skonfiguruj indywidualne foldery

Aby uzyskać większą kontrolę nad poszczególnymi folderami, które są archiwizowane, kliknij folder prawym przyciskiem myszy i kliknij opcję Właściwości.

Kliknij kartę Autoarchiwizacja i wybierz ustawienia, które chcesz zmienić dla tego folderu. Na przykład możesz nie chcieć archiwizować określonego folderu lub przenieść zarchiwizowanych danych do określonego folderu.

Jeśli chcesz ręcznie zarchiwizować i wykonać kopię zapasową elementu, kliknij kartę Plik, Narzędzia oczyszczania, a następnie Archiwizuj.

Kliknij przycisk opcji obok Archiwizuj ten folder i wszystkie podfoldery. Wybierz folder, który chcesz zarchiwizować. W tym przykładzie chcemy zarchiwizować ten folder do określonej lokalizacji.

Pliki .pst są zapisywane w folderze dokumentów i jeśli potrzebujesz do nich dostępu w późniejszym czasie, możesz.

Po skonfigurowaniu Autoarchiwum można znaleźć elementy w zarchiwizowanych plikach. W okienku nawigacji rozwiń folder Archiwa na liście. Możesz wtedy przeglądać i uzyskiwać dostęp do swoich wiadomości.

Możesz również uzyskać do nich dostęp, klikając kartę Plik \ Otwórz, a następnie Otwórz plik danych programu Outlook.

Następnie możesz przejść do zarchiwizowanego pliku, który chcesz otworzyć.

Archiwizowanie starych wiadomości e-mail jest dobrym sposobem, aby utrzymać ładną czystą skrzynkę pocztową, przyspieszyć działanie programu Outlook i zaoszczędzić miejsce na serwerze poczty e-mail. Drugą dobrą rzeczą jest to, że możesz skonfigurować archiwa poczty e-mail i określone foldery, aby spełnić Twoje potrzeby związane z pocztą e-mail.