Jak nigdy nie faksować dokumentu ponownie

Faksy wciąż pracują w biurach na całym świecie. Agencje rządowe, prawnicy, lekarze i inne powolne organizacje często nadal wymagają faksów - w najlepszym wypadku jest to zło konieczne.

Faks jest często postrzegany jako bardziej bezpieczny niż e-mail, chociaż tak naprawdę nie jest. Faksy komunikują się za pośrednictwem linii telefonicznych bez żadnego szyfrowania, a faksy są często przechowywane w zatłoczonych miejscach, gdzie dokumenty mogą być łatwo złapane przez kogokolwiek.

Alternatywy do faksowania

Istnieje wiele alternatyw dla faksowania. Jeśli nie jesteś ograniczony prawami lub ponieważ osoba na drugim końcu wymaga użycia faksu, wypróbuj jedną z następujących opcji:

Dokumenty e-mail: Tak, skromna wiadomość e-mail może zastąpić wiele faksów. Prawdopodobnie faksujesz dokument wpisany z komputera, więc po co zawracać sobie głowę korzystaniem z faksu? Załącz plik do wiadomości e-mail lub po prostu dołącz ważny tekst do wiadomości e-mail.
Skanuj i e-mail: Jeśli masz faks, który działa również jako skaner, możesz go użyć do skanowania dokumentów papierowych do komputera jako pliki PDF. Załącz te pliki PDF do wiadomości e-mail, aby je wysłać. Możesz nawet spróbować użyć telefonu do zeskanowania dokumentu - oczywiście, nie będzie to najlepsza jakość, ale widzieliśmy kilka dość niskiej jakości faksów.
Prześlij dokumenty: Niektóre organizacje mogą zezwolić ci na przesyłanie zeskanowanych plików dokumentów w Internecie, a nie tylko wysyłanie ich pocztą e-mail.
Użyj programu Snail Mail: Snail mail jest wolniejszą alternatywą dla faksowania, która jest gorsza pod wieloma względami, ale nie zawsze jest zła. Jeśli nie masz faksu, a dokument nie jest pilny, możesz wysłać dokument do większości organizacji zamiast przesłać go faksem. Jasne, musisz poradzić sobie z systemem pocztowym, ale przynajmniej nie musisz niczego faksować.

Podpisuj dokumenty bez ich drukowania

Być może będziesz musiał podpisać dokumenty i wysłać je komuś, a po wydrukowaniu możesz mieć ochotę je przesłać faksem. W końcu alternatywą byłoby wydrukowanie dokumentu, podpisanie go, zeskanowanie z powrotem do komputera i przesłanie go pocztą elektroniczną. Zamiast marnować swój czas, możesz użyć oprogramowania do zastosowania prawdziwego podpisu do dokumentu na komputerze. Po prostu przechwyć swój podpis raz i będzie on przechowywany jako obraz, który można zastosować do dokumentów. Możesz łatwo podpisywać przyszłe dokumenty bez ich drukowania.

Jeśli masz tablet z rysikiem, możesz nawet użyć rysika do podpisania dokumentu bezpośrednio na ekranie.

Faksuj dokument online

Usługi faksu internetowego umożliwiają wysyłanie faksem dokumentów bez potrzeby używania faksu ani nawet linii telefonicznej. Korzystasz z interfejsu internetowego do przesyłania dokumentów i wprowadzania numeru telefonu odbiorcy. Sama usługa zajmuje się wszystkimi kwestiami związanymi z ostatnią milą, faksując dokument do zdalnego faksu za pośrednictwem własnych linii telefonicznych.

Jeśli rzadko będziesz wysyłać faksy, te usługi pozwolą ci wysłać kilka stron tu i tam, nie wydając ani grosza. Jeśli musisz faksować dokumenty częściej, być może będziesz musiał coś zapłacić - ale w każdym razie musiałbyś zapłacić za faks i linię telefoniczną.

Usługi te obejmują technicznie faksem, ale przynajmniej nie mają ochoty używać niezgrabnego starego faksu i nie wymagają posiadania telefonu stacjonarnego.

Odbieranie faksu online

Odbieranie faksu może być bólem głowy, jeśli masz biuro w domu. Twój faks musi być cały czas włączony i słuchać faksu. Potrzebujesz specjalnej linii do odbierania faksów, aby nie przegapić żadnych faksów podczas korzystania z telefonu. Możesz poprosić ludzi o przesłanie faksem dokumentu w określonym czasie, gdy jesteś pewien, że twój telefon stacjonarny nie jest związany.

Zamiast zajmować się tymi wszystkimi bzdurami, poproś ludzi o zeskanowanie dokumentów i wysłanie im e-maila. Możesz także użyć innych narzędzi, jeśli nie chcesz polegać na poczcie e-mail - na przykład możesz użyć JotForm razem z Dropbox, aby utworzyć stronę internetową, na której ludzie mogą przesyłać pliki PDF, i pojawią się w folderze w Dropbox.

Możesz także spróbować skorzystać z usługi, która zapewnia dedykowany numer faksu i umożliwia odbiór faksów. Zazwyczaj są to koszty - w końcu usługa faksu musi zapłacić za dedykowany numer telefonu stacjonarnego i monitorować go za Ciebie. eFax oferuje 10 bezpłatnych stron przychodzących miesięcznie, chociaż nie dają one żadnych bezpłatnych stron wychodzących. HelloFax pozwala wysłać pięć darmowych stron, ale to wszystko. Każda bezpłatna usługa faksowania online ma taki haczyk - dostępna jest bezpłatna oferta, z której można skorzystać, a jednocześnie musisz zapłacić za najważniejsze funkcje. Faksowanie polega na łączeniu się z faksami i numerami stacjonarnymi, co nie jest darmowe. Jest również często używany do celów biznesowych, a firmy są skłonne wydawać pieniądze na tego typu rzeczy.

The Last Resort: używaj rzeczywistego faksu bez posiadania go

Jeśli nie chcesz zajmować się usługami online lub pocztą elektroniczną, a nie masz absolutnie żadnego wyboru, jak wysłać dokument okolicznościowy jako faks, nadal istnieje alternatywa dla zakupu własnego faksu i korzystania z telefonu stacjonarnego. Prawdopodobnie możesz odwiedzić lokalny sklep oferujący kopiowanie, dzięki któremu zapłacisz kilka centów za wysłanie faksu. Nie jest to idealne rozwiązanie, jeśli często wysyłasz faksy, ale jeśli musisz wysłać faks raz w roku, może to być opcja w porządku.

Oczywiście nadal wymaga to korzystania z faksu. Niektóre organizacje po prostu żądają faksów i możesz nie czuć się komfortowo, przesyłając bardzo poufne dokumenty do internetowej usługi faksu. Niewiele możesz zrobić, jeśli masz do czynienia z organizacją, która wymaga faksów.

Faksowanie nadal będzie z nami jeszcze przez jakiś czas, choćby ze względu na przepisy, które zachęcają placówki służby zdrowia i organizacje prawne do dalszego korzystania ze starszego systemu faksowego zamiast nowoczesnych alternatyw..

Image Credit: Abhisek Sarda na Flickr, opowieści o wędrującym youkai na Flickr, AuthenticEccentric na Flickr