Jak wysyłać i odbierać faksy w trybie online bez faksu lub linii telefonicznej
Niektóre wolno działające firmy i agencje rządowe mogą nie przyjmować dokumentów za pośrednictwem poczty e-mail, co zmusza Cię do przesłania ich faksem. Jeśli jesteś zmuszony wysłać faks, możesz to zrobić z komputera za darmo.
Wcześniej omawialiśmy sposoby elektronicznego podpisywania dokumentów bez ich drukowania i skanowania. Dzięki temu procesowi można cyfrowo podpisać dokument i wysłać go faksem do firmy - wszystko na komputerze i bez drukowania.
Jak działają faksy (i dlaczego są tak niewygodne)
To nie jest takie proste, jak być powinno. Faksy są podłączone do zwykłych starych linii telefonicznych. Podczas korzystania ze standardowego urządzenia faksującego ten faks umieszcza połączenie telefoniczne pod wybranym numerem. Faks pod numerem docelowym odpowiada, a dokument jest przesyłany przez połączenie telefoniczne.
Ten proces został wymyślony przed Internetem i wydaje się śmiesznie archaiczny w tym momencie. Aby wykonać faks, osoba może wpisać dokument, wydrukować go i zeskanować do faksu, który przesyła go przez linię telefoniczną. Osoba odbierająca faks może następnie przeskanować przefaksowany dokument i zamienić go z powrotem w plik cyfrowy. Zatoczyli pełne koło - dokument został wysłany z jednego komputera na inny komputer z dużą ilością pracy i utraconą jakością obrazu.
Najlepiej byłoby, gdyby dokument został przesłany pocztą elektroniczną lub bezpieczniejszą metodą online. Wiele firm uważa faks za bezpieczną metodę przesyłania dokumentów, ale tak naprawdę nie jest - gdyby ktoś szpiegował na linii telefonicznej, mógłby łatwo przechwycić wszystkie faksowane dokumenty.
Nie ma możliwości połączenia się z faksem bezpośrednio przez Internet, ponieważ faks jest podłączony tylko do linii telefonicznych. Aby wykonać faks online, potrzebujemy bramy, która akceptuje dokumenty przez Internet i przesyła dokument do faksu. Tam właśnie wchodzą poniższe usługi. Daj im dokument i wykonają irytującą pracę związaną z wybieraniem faksu i wysyłaniem dokumentu przez linię telefoniczną.
Możesz faksu tylko z komputera, ale ...
Oczywiście możesz pominąć poniższe usługi. System Microsoft Windows zawiera nawet aplikację do faksowania i skanowania, która umożliwia wysyłanie faksów. Połów jest taki, że potrzebujesz komputera podłączonego do linii telefonicznej - tak, to znaczy, że potrzebujesz modemu telefonicznego. Będziesz także potrzebować połączenia z telefonem stacjonarnym, a będziesz musiał powiedzieć ludziom, żeby nie dzwonili z telefonu, kiedy wysyłasz faksy, tak jak w dawnych internetowych połączeniach telefonicznych. Oczywiście, jeśli dużo faksujesz, możesz zapłacić za dedykowaną linię faksu - może to być nawet konieczne, jeśli odbierasz dużo faksów.
To oczywiście nie jest idealne. Oczywiście, jeśli chcesz wysłać kilka faksów, kup faks lub modem i podłącz go do telefonu stacjonarnego. Ale prawdopodobnie nie musisz wysyłać i odbierać faksów tak często - masz nadzieję, że wystarczy wysłać sporadyczny faks za każdym razem, gdy wpadniesz na organizację, która utknęła w przeszłości.
Zeskanuj dokument lub użyj istniejącego pliku cyfrowego
Podstawowy proces jest prosty. Najpierw zeskanuj dokument, który chcesz przefaksować, tak jakbyś wysłał ten dokument przez e-mail. jeśli nie masz skanera leżącego w pobliżu, możesz spróbować go zeskanować smartfonem. Jeśli dokument jest już plikiem na twoim komputerze, gratulacje - nie musisz niczego skanować.
Dzięki dokumentowi teraz w formie cyfrowej, możesz wysłać go do usługi, która zrobi ci irytujący faks.
Wysyłaj faksy online, za darmo
Jest tak wiele internetowych usług faksowych, że trudno jest podjąć świadomą decyzję, który wybrać. Pierwszą rzeczą, którą należy wziąć pod uwagę, jest to, jaki jesteś użytkownikiem, jak często będziesz faksować i jakie funkcje potrzebujesz.
Użytkownik zaawansowany: faks RingCentral
Jeśli zamierzasz wysyłać poufne faksy cały czas lub pracujesz dla firmy i próbujesz wybrać usługę, RingCentral Fax, który jest częściowo własnością Cisco i AT & T, jest prawdopodobnie najlepszym wyborem dla twoich potrzeb, zwłaszcza, że mają wiele świetnych funkcji bezpieczeństwa i obsługują wielu użytkowników z oddzielnymi liniami faksowymi.
Posiada wszystkie funkcje, jakie możesz sobie wyobrazić, w tym integrację z Outlookiem, Dyskiem Google, Dropbox, Boxem, a nawet możesz uzyskać bezpłatny numer. Posiada również wiele funkcji bezpieczeństwa, które byłyby przydatne dla firm lub osób, które transmitują bezpieczne informacje.
Oczywiście, jeśli chcesz tylko wysłać kilka faksów, możesz zapisać się do jednego z ich tanich planów, które zaczynają się poniżej 13 USD miesięcznie ... a następnie po prostu anuluj po miesiącu lub dwóch.
Okazjonalny użytkownik
Jeśli nie chcesz wysyłać okazyjnych faksów, zalecamy MyFax, który pozwala wysłać do 10 darmowych stron bez konieczności płacenia. To nie brzmi zbyt wiele, ale to więcej stron na miesiąc, niż większość ludzi musi faksować rocznie. Jeśli musisz wysyłać więcej stron co miesiąc, możesz przejść na standardowy plan.
Aby wysłać darmowy faks, musisz potwierdzić swój adres e-mail.
Odbieranie faksów
Jeśli potrzebujesz otrzymywać faksy, musisz zarejestrować się w usłudze płatnej. Usługa będzie musiała ustanowić dedykowany numer telefonu dla twojej linii faksu, a to będzie kosztować. RingCentral, MyFax i wiele innych usług zrobi to, jeśli zapłacisz.
Na szczęście powinieneś przynajmniej mieć możliwość skorzystania z bezpłatnego okresu próbnego - RingCentral oferuje 30 dni bezpłatnego odbierania faksów, na przykład.
Jest wiele usług faksowych, a jeśli potrzebujesz tylko wysłać sporadyczny faks, możesz to zrobić za darmo, ale jeśli chcesz otrzymać faks, musisz zarejestrować konto próbne . Zawsze możesz anulować, jeśli chcesz.
Image Credit: Matt Jiggins na Flickr, David Voegtle na Flickr
