Jak przetestować czytelność swojego pisania w programie Microsoft Word lub Outlook

Program Microsoft Word i Outlook od dawna oferuje możliwość przeglądania statystyk "czytelności" dla tego, co piszesz, dzięki czemu wiesz, jak proste i złożone są twoje pisanie. Może to pomóc w zapewnieniu czytelności tekstu dla docelowych odbiorców.

W starszych wersjach programu funkcja ta była po prostu kliknięta na pasku stanu. W wersjach zaczynających się od 2013 r. Należy najpierw włączyć tę funkcję, a następnie uzyskać do niej dostęp, uruchamiając sprawdzanie pisowni i gramatyki.

Sprawdzanie pisowni i gramatyki w programach Word i Outlook odbywa się w panelu sprawdzającym i oferuje dość solidny sposób sprawdzania dokumentów. Istnieje kilka lepszych dodatków do sprawdzania gramatyki dla pakietu Office, ale nawet jeśli masz je włączone, nadal musisz włączyć wbudowane sprawdzanie gramatyki, aby móc korzystać ze statystyk czytelności. To, czy warto, zależy od Ciebie. Jeśli nie masz nic przeciwko sprawdzeniu gramatyki, ale wolisz, aby nie rozpraszało Cię falowanie podczas pracy, zawsze możesz wyłączyć sprawdzanie pisowni i gramatyki podczas pisania.

Jak włączyć statystyki czytelności

Aby uzyskać dostęp do statystyk czytelności w programie Word, musisz najpierw włączyć tę funkcję. W programie Word kliknij kartę Plik, a następnie kliknij przycisk Opcje. W oknie Opcje wybierz kartę Sprawdzanie. Zaznacz pola wyboru "Sprawdź gramatykę z pisownią" i "Pokaż statystyki czytelności". Po zakończeniu kliknij OK.

Proces jest podobny w programie Outlook. Kliknij kartę Plik, a następnie kliknij przycisk Opcje. W oknie Opcje wybierz kartę Poczta, a następnie kliknij przycisk "Pisownia i autokorekta".

W oknie Opcje edytora wybierz kartę Sprawdzanie. Włącz pola wyboru "Sprawdź gramatykę z pisownią" i "Pokaż statystyki czytelności", a następnie kliknij przycisk OK.

Zwróć uwagę, że zarówno w programie Word, jak i Outlook możesz usunąć zaznaczenie opcji sprawdzania błędów ortograficznych i gramatycznych podczas pisania, jeśli zauważysz, że rozpraszają.

Jak wyświetlić statystyki czytelności

Po włączeniu statystyki czytania sprawdzanie wyniku czytelności dokumentu lub zaznaczonego tekstu jest proste. Wszystko, co musisz zrobić, to uruchomić sprawdzanie pisowni i gramatyki. Możesz wybrać konkretny tekst do sprawdzenia lub upewnić się, że nic nie jest zaznaczone, aby sprawdzić cały dokument. Zainicjuj sprawdzanie pisowni i gramatyki, naciskając klawisz F7 lub klikając przycisk Sprawdzanie na pasku stanu w dolnej części okna.

Uruchom sprawdzanie pisowni i gramatyki, a kiedy skończysz, pojawi się okno Statystyki czytelności.

Okno pokazuje niektóre podstawowe statystyki, takie jak liczba słów i znaków, wraz z pewnymi średnimi, takimi jak zdania na akapit. W sekcji Czytelność zobaczysz dwa wyniki: Flesch Reading Ease i Flesch-Kincaid Grade Level. Obie oceny są oparte na formułach, które odpowiadają średniej długości zdania (ASL) i średniej sylab na słowo (ASW).

• Flesch Czytanie łatwości. Ten wynik ocenia czytelność tekstu w skali 100-punktowej, a wyższe wyniki są łatwiejsze do odczytania. Wyniki z przedziału 0-60 są zwykle uważane za poziom ukończenia college'u lub college'u i dość trudne do odczytania. Wyniki z 60-80 są uważane za dość łatwe do odczytania i napisane prostym językiem angielskim. Większość profesjonalnych dokumentów mieści się w tym zakresie. Wyższe wyniki niż 80 są uważane za łatwe do czytania dla dzieci.
• Flesch-Kincaid Poziom Poziomu. Wynik ten ocenia czytelność tekstu w oparciu o poziomy w szkołach w USA. Wynik 4,0 oznacza na przykład pisanie, które może być zrozumiane przez czwartą równiarkę. Większość profesjonalnych dokumentów mieści się w przedziale 7,0-11,0.

A jeśli lubisz znać matematykę stojącą za rzeczami, formuła używana do określania wyniku Flesch Reading Ease to:

206,835 - (1,015 x ASL) - (84,6 x ASW)

Formuła stosowana do określenia wyniku poziomu Flesch-Kincaid to:

(0,39 x ASL) + (11,8 x ASW) - 15,59

I to wszystko! Jest to prosta funkcja do włączania i używania, a może nie chcesz oprzeć wszystkiego, co piszesz na wynikach czytelności, ale wciąż może być przydatnym narzędziem do upewniania się, że trafiasz do właściwych odbiorców przy pisaniu.