Jak korzystać z oczyszczania skrzynki pocztowej, aby oczyścić foldery śmieci z programu Outlook

Oczyszczanie skrzynki pocztowej w Outlooku to zestaw narzędzi służących do usuwania śmieci ze skrzynki pocztowej. Za jego pomocą można sprawdzić rozmiar skrzynki pocztowej, wyczyścić elementy automatycznie według rozmiaru i daty oraz wykonać kilka innych funkcji. Przejdźmy przez nie i spójrzmy.

Najpierw musisz otworzyć narzędzie. Przejdź do pliku> Narzędzia i kliknij Oczyszczanie skrzynki pocztowej.

Dostępnych jest kilka narzędzi, a my zaczniemy od sprawdzenia ilości danych w twojej skrzynce pocztowej.

Przejrzyj rozmiar swojej skrzynki pocztowej

Skrzynka pocztowa programu Outlook składa się z folderów - Skrzynka odbiorcza, Elementy wysłane, Archiwum itd., A znajomość rozmiaru folderów pomaga sprawdzić, gdzie znajdują się wszystkie wiadomości e-mail. Aby się tego dowiedzieć, kliknij "Wyświetl rozmiar skrzynki pocztowej".

Otworzy się okno Rozmiar folderu, które pokazuje rozmiar każdego folderu. Domyślnie otwiera się na karcie Dane lokalne. Dane lokalne to dane przechowywane na komputerze w plikach .pst i.ost.

Kolumny pokazują nazwę folderu, jego rozmiar i całkowity rozmiar (który jest wielkością wraz z podfolderami). Najlepszą częścią tego widoku jest wyświetlanie folderów, których normalnie nie bierzesz pod uwagę, takich jak kalendarz. Jeśli masz kilka lat spotkań i spotkań, możesz łatwo mieć porządny fragment kilobajtów w kalendarzu, który możesz wyczyścić, usuwając stare wydarzenia.

Jeśli chcesz zobaczyć rozmiar folderów na serwerze pocztowym, kliknij zakładkę "Dane serwera". Przy pierwszym otwarciu tej karty może upłynąć trochę czasu, zanim dane zostaną wypełnione. Wynika to z tego, że program Outlook kontaktuje się z serwerem Exchange, prosząc o dane na temat plików (które są obliczane w locie), a następnie pobierając i wyświetlając wyniki.

Za każdym razem, gdy otworzysz tę kartę, pobieranie danych będzie znacznie szybsze, ponieważ Exchange musi tylko przeprowadzić analizę różnic i większość folderów nie zmienia tak bardzo rozmiaru. Po załadowaniu karty zobaczysz rozmiary folderów na serwerze Exchange. Może to nie być to samo, co rozmiar na karcie Dane lokalne, ponieważ program Outlook niekoniecznie pobiera wszystkie wiadomości na komputer.

Na przykład na zakładce Dane lokalne folder Całkowita wielkość archiwum to 116805 kb, ale na karcie Dane serwera całkowity rozmiar wynosi 363399 kb - różnica 246594 kb (265 MB). To dużo poczty niewidocznej w danych lokalnych. Co się dzieje?

Domyślnie program Outlook przechowuje pewną ilość poczty na lokalnym kliencie, aby upewnić się, że adres e-mail nie zajmuje zbyt wiele miejsca. Na komputerach z dyskiem twardym większym niż 64 GB (który jest w większości z nich w dzisiejszych czasach), Outlook będzie utrzymywał tylko wiadomości e-mail z ostatniego roku na twoim komputerze. Starsze wiadomości są przechowywane na serwerze poczty e-mail i można uzyskać do nich dostęp. Możesz pobrać starsze wiadomości i zmienić to ustawienie domyślne, jeśli chcesz. Pamiętaj, że możesz zmienić domyślną, aby była pobierana mniej także poczta, więc jeśli walczysz o miejsce, możesz zmienić domyślną wartość z 1 roku na 6 miesięcy (lub mniej).

(Uwaga: Dotyczy to tylko kont korzystających z serwera Microsoft Exchange, takich jak Hotmail, live.com, O365 i niektóre konta firmowe. Jeśli używasz Outlooka do pobierania poczty od innych dostawców, takich jak Google czy Yahoo, to ustawienie jest ignorowane, a wszystkie poczta jest pobierana.)

Teraz, gdy już wiesz, ile danych zawierają twoje foldery, możesz określić priorytety, które usuniesz.

Wyszukiwanie starej lub dużej wiadomości

Jeśli masz pocztę w wielu różnych folderach, możesz przeszukiwać całą skrzynkę pocztową dla starszych lub większych wiadomości.

Jest to bardzo przydatne, jeśli chcesz znaleźć wiadomości z dużymi załącznikami, które możesz usunąć lub przenieść z Outlooka na dysk twardy lub usługę w chmurze. Na przykład, jeśli chcesz znaleźć wszystkie wiadomości powyżej 5 MB, możesz zmienić pole "Znajdź elementy większe niż" na 5000 kb, a następnie kliknij przycisk "Znajdź".

Standardowy panel wyszukiwania Outlook powraca z listą wiadomości o wielkości co najmniej 5 MB.

Te wyniki zwracają tylko e-maile, ale możesz zmienić pole "Szukaj" na dowolny typ pliku, jeśli chcesz rzucić szerszą sieć.

W wynikach wyszukiwania możesz otworzyć każdy z e-maili i usunąć je lub usunąć załączniki. Nie zapomnij zapisać załączników przed ich usunięciem lub usunięciem, jeśli chcesz je zapisać.

Wywołanie AutoArchive

Możesz ustawić parametry autoarchiwum dla każdego folderu w Outlooku, coś, co omówiliśmy wcześniej, jako część szerszego spojrzenia na sprawne działanie Outlooka. Jeśli masz ustawione reguły autoarchiwalne, możesz je uruchomić w Oczyszczaniu skrzynki pocztowej, klikając przycisk "Autoarchiwizacja".

Ten proces obejmuje wszystkie foldery w programie Outlook i stosuje wszelkie skonfigurowane reguły automatycznego archiwizowania. Jeśli nie ustawiłeś, możesz martwić się przypadkowym naciśnięciem tego przycisku, ale nie martw się - domyślną regułą automatycznego kodowania jest nie robić nic.

Zobacz i opróżnij usunięte elementy

Jeśli chcesz "miękko usuwać" swoją pocztę, przenosząc je do folderu Elementy usunięte i rzadko je opróżniasz, ta opcja jest dla Ciebie.

Uwaga: Niektórzy lubią używać folderu Elementy usunięte jako swego rodzaju archiwum, wrzucając tam rzeczy i nigdy nie opróżniając folderu. To nie jest dobry pomysł, ponieważ istnieje wiele sposobów na łatwe opróżnienie folderu Elementy usunięte. Zamiast tego, jeśli potrzebujesz zachować wiadomość, skonfiguruj archiwum!

Kliknij "Wyświetl rozmiar usuniętych elementów", aby zobaczyć, ile miejsca zajmują usunięte elementy, a następnie weź głęboki oddech i kliknij "Opróżnij".

Spowoduje to usunięcie wszystkich elementów z folderu Elementy usunięte. Jeśli to Cię przeraża, poświęć chwilę na przeniesienie ważnych wiadomości do archiwum, ale naprawdę powinieneś regularnie opróżniać usunięte elementy nie używaj go jako archiwum.

Przeglądaj i usuwaj wiadomości o konflikcie

Ostatnią opcją w Oczyszczaniu skrzynki pocztowej jest usunięcie komunikatów o konfliktach. Są to wiadomości e-mail, które program Outlook uważa za sprzeczne z istniejącym adresem e-mail, ponieważ mają one te same informacje nagłówkowe. Zwykle dzieje się tak z powodu tymczasowych problemów z synchronizacją z serwerem Exchange, i powinieneś być w stanie usunąć te e-maile bez problemu. Aby sprawdzić, czy masz jakiekolwiek wiadomości e-mail w folderze konfliktu, kliknij przycisk "Wyświetl rozmiar konfliktu", aby wyświetlić przefiltrowaną wersję okna Rozmiary folderów.

Jeśli są tam wiadomości e-mail, zamknij okno Rozmiar folderu, a następnie kliknij przycisk "Usuń" w oknie Oczyszczanie skrzynki pocztowej.

To narzędzie do czyszczenia skrzynki pocztowej. Nie jest szczególnie krzykliwy, ale jest skuteczny i użyteczny.