Jak korzystać z reguł do zarządzania wiadomościami e-mail Outlook.com
Jeśli jesteś użytkownikiem Outlook.com, być może zechcesz wiedzieć, że konfigurowanie reguł zarządzania przychodzącymi i wychodzącymi wiadomościami e-mail może znacznie uprościć Twoje życie.
Jakie są zasady?
W najprostszej formie reguły Outlooka to działania, które twoje konto e-mail będzie automatycznie wykonywać zgodnie z wytycznymi, które podałeś. Istnieją dwie główne kategorie reguł, które możesz utworzyć. Są to reguły organizacyjne i reguły oparte na powiadomieniach. Te zasady nie będą działać wstecz, co oznacza, że będą obowiązywały tylko w przypadku nieprzeczytanych wiadomości.
- Uporządkuj swoje wiadomości e-mail - zasady te dotyczą składania i organizowania wiadomości na podstawie nadawców, tematów słów kluczowych i folderów na koncie Outlook. Są pomocne przy umieszczaniu wiadomości e-mail w odpowiednich folderach lub kategoriach.
- Bądź na bieżąco - te reguły będą wysyłać Ci powiadomienia na podstawie wiadomości przychodzących. Są przydatne, jeśli chcesz otrzymywać powiadomienia o nowych wiadomościach e-mail na urządzenia mobilne.
Tworzenie nowych reguł w Outlook.com
Po zalogowaniu się na konto e-mail Outlook.com kliknij przycisk "Ustawienia", a następnie opcję "Zarządzaj regułami", aby utworzyć nową regułę.
Teraz kliknij przycisk "Nowy", aby utworzyć pierwszą regułę. Jak widać, istnieją dwie główne sekcje. Po lewej stronie przypiszesz warunek lub wiele warunków, aby zidentyfikować e-maile, do których ma zastosowanie nowa reguła. Po prawej stronie określasz, jakie działania podejmie program Outlook w wiadomościach e-mail.
W tym przykładzie wybierzemy dwa z dziewięciu warunków, które musi spełnić adres e-mail, a także dwie z ośmiu czynności.
AKCJE WARUNKÓW
Najpierw klikniemy link warunków, aby dodać drugi warunek. Powiedzmy, że wszystkie e-maile z "[email protected]", które mają słowo "jabłko" w temacie, powinny zostać wysłane do folderu o nazwie "Apple e-maile" i muszą być sklasyfikowane jako "WAŻNE !!!"
Zrób to, edytując regułę, aż dwie sekcje wyglądają jak obrazy poniżej.
Na koniec kliknij "Utwórz regułę" i pozwól jej na działanie. Odtąd wszystkie e-maile z adresu [email protected] zawierające słowo "jabłko" będą klasyfikowane jako ważne i przenoszone do folderu "Apple Emails".
Jeśli chcesz edytować dowolne z wcześniej utworzonych reguł, wystarczy kliknąć regułę i edytować ją w oknie, które się pojawi. Aby usunąć regułę, po prostu kliknij mały kosz obok reguły.
Utwórz reguły z wiadomości e-mail
Strona "Zarządzaj regułami" nie jest jedynym sposobem tworzenia reguł dla wiadomości e-mail. Ewentualnie, jeśli chcesz utworzyć regułę na podstawie otrzymanego e-maila, po prostu znajdź go w skrzynce odbiorczej i kliknij go prawym przyciskiem myszy. Następnie wybierz opcję "Utwórz regułę".
Możesz również kliknąć wiadomość e-mail, aby ją otworzyć i utworzyć regułę, wybierając opcję z "Menu rozszerzonego".
Gdy to zrobisz, zobaczysz wyskakujące okno, jak pokazano poniżej, w którym możesz dostosować regułę w razie potrzeby.
Organizowanie reguł
Należy pamiętać, że Outlook.com automatycznie wybierze zdefiniowane reguły i wdroży je zgodnie z kolejnością, w jakiej pojawiają się na liście reguł. Dlatego ważne jest, aby uporządkować swoje reguły według ich kolejności ważności. Po prostu kliknij strzałki w górę i w dół obok reguł, aby uporządkować je według potrzeb.
Ograniczenia reguły
Teraz, gdy wiesz, jak tworzyć i porządkować reguły, musisz wiedzieć, że zasady aplikacji Outlook.com również są ograniczone. Istnieje limit liczby reguł, które możesz utworzyć. Z jakiegoś powodu przydzielono Ci 64 KB dla reguł Outlook.com. Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na temat liczby reguł, które można utworzyć, ponieważ rozmiar reguł będzie różny w zależności od długości reguły oraz liczby zdefiniowanych warunków i działań. Po osiągnięciu limitu Outlook.com poinformuje Cię, że nie możesz tworzyć kolejnych reguł. To wtedy trzeba skonsolidować reguły lub usunąć stare reguły, które nie są już potrzebne.
Oprócz limitu ilości reguł, które możesz utworzyć, jeśli używasz również aplikacji komputerowej Microsoft Outlook z regułami, możesz otrzymać ostrzeżenie, że Twoje reguły są sprzeczne z regułami w aplikacji komputerowej. Musisz dwukrotnie sprawdzić, czy możesz wyłączyć reguły powodujące konflikt lub usunąć je, jeśli to konieczne.
Gratulacje, teraz wiesz prawie wszystko, co musisz wiedzieć o tworzeniu, manipulowaniu i używaniu reguł w aplikacji internetowej Microsoft Outlook. Życzymy dobrej zabawy z cyfrową komunikacją na Outlook.com.
