Oszczędź czas dzięki niestandardowym folderom wyszukiwania w programie Microsoft Outlook

Wyszukiwanie w Outlooku jest dość proste, ale po co zawracać sobie głowę powtarzaniem tych samych wyszukiwań, jeśli regularnie je wykonujesz? Niestandardowe foldery wyszukiwania umożliwiają zapisywanie niestandardowych wyszukiwań, dzięki czemu można do nich wrócić za pomocą jednego kliknięcia lub dwóch.

I choć kuszące jest po prostu myślenie o niestandardowych folderach wyszukiwania, takich jak zapisane wyszukiwanie, są one w rzeczywistości fajniejsze. Ponieważ są one automatycznie aktualizowane, w rzeczywistości działają bardziej jak foldery wirtualne - podobnie jak funkcja Etykiety w Gmailu, z wyjątkiem bardziej zaawansowanych. Chcesz, aby folder zawierał tylko nieprzeczytane wiadomości od określonej osoby i zawierał jeden lub więcej załączników? Nie ma problemu.

Przyjrzyjmy się, jak je skonfigurować.

Utwórz predefiniowany folder wyszukiwania w programie Outlook

Outlook ma już pewną liczbę predefiniowanych folderów wyszukiwania, z których możesz skorzystać. Nie można dalej dostosowywać żadnego z nich, ale warto na pierwszy rzut oka sprawdzić, czy nie pokrywają one Twoich potrzeb.

Na początek znajdziesz foldery wyszukiwania u dołu listy folderów w pliku danych programu Outlook po lewej stronie okna. Każdy plik danych ma swój własny folder wyszukiwania, więc jeśli używasz programu Outlook do sprawdzania więcej niż jednego konta, możesz skonfigurować różne foldery wyszukiwania dla każdego z nich.

Nawet nie możesz wybrać folderu "Foldery wyszukiwania", dopóki nie utworzysz pierwszego folderu wyszukiwania. Aby utworzyć folder wyszukiwania, przejdź do zakładki "Folder" na Wstążce, a następnie kliknij przycisk "Nowy folder wyszukiwania".

Spowoduje to otwarcie okna Nowy folder wyszukiwania. Zobaczysz grupę predefiniowanych folderów wyszukiwania uporządkowanych w kategorie, takie jak Czytanie poczty, Poczta od osób i list oraz Organizowanie poczty. Większość folderów nie wymaga objaśnień, więc nie będziemy ich szczegółowo omawiać - wystarczy je przejrzeć.

Tutaj tworzymy nowy folder wyszukiwania, który pokazuje nieprzeczytaną pocztę. Jest to bardzo przydatny folder wyszukiwania, ponieważ zawiera całą nieprzeczytaną pocztę, bez względu na to, w którym folderze jest przechowywany. Wystarczy kliknąć folder wyszukiwania, który chcesz utworzyć, a następnie nacisnąć przycisk "OK".

Całkiem proste, prawda? Teraz rzućmy okiem na tworzenie własnych niestandardowych folderów wyszukiwania, które są o wiele potężniejsze.

Utwórz niestandardowy folder wyszukiwania w programie Outlook

Niestandardowe foldery wyszukiwania umożliwiają dodatkowe kryteria, które nie uwzględniają wstępnie zdefiniowanych folderów wyszukiwania - możesz przeszukiwać dowolne pole w dowolnym komunikacie programu Outlook. Co ważniejsze, można utworzyć niestandardowy folder wyszukiwania, który używa wielu kryteriów do wybierania wiadomości. Na przykład możesz wyświetlać tylko jedną wiadomość od pewnych osób i mieć określone słowa w temacie.

Aby utworzyć folder wyszukiwania, przejdź do zakładki "Folder" na Wstążce, a następnie kliknij przycisk "Nowy folder wyszukiwania".

W oknie Nowy folder wyszukiwania przewiń w dół do dołu listy, wybierz opcję "Utwórz niestandardowy folder wyszukiwania", a następnie kliknij przycisk "Wybierz", który się pojawi.

W oknie Niestandardowy folder wyszukiwania wpisz nazwę folderu.

Następnie ustaw kryteria wyszukiwania, więc naciśnij przycisk "Kryteria".

Okno Kryteria folderów wyszukiwania pozwala naprawdę dostosować wyszukiwarkę i można wybrać dowolną liczbę dostępnych kryteriów.

Karta "Wiadomości" zawiera podstawowe kryteria pozwalające wyszukiwać określone słowa w temacie lub treści wiadomości, nadawcach i odbiorcach. Możesz również ograniczyć wyszukiwanie do wiadomości, w których jesteś jedyną osobą w wierszu "Do" lub w wierszu "Do" lub "DW" z innymi osobami.

Możesz nawet określić zakres czasowy wiadomości na podstawie czasu, w którym zostały odebrane, wysłane, zmodyfikowane itd. Na przykład możesz wyświetlać tylko wiadomości otrzymane w ciągu ostatnich siedmiu dni.

Karta "Więcej wyborów" zapewnia jeszcze więcej kryteriów zawężania wyszukiwania. Możesz wyszukiwać według wiadomości w określonych kategoriach, tych, które są nieprzeczytane lub mają załączniki, według ważności wiadomości, tych oznaczonych flagą, a nawet według rzeczywistego rozmiaru wiadomości. Ta ostatnia może być pomocna przy znajdowaniu i usuwaniu dużych załączników.

Karta "Zaawansowane" umożliwia dodawanie kryteriów na podstawie wszystkich pól, które może przechowywać obiekt programu Outlook. Jest ich mnóstwo, więc nie będziemy ich tutaj omawiać. Ale jeśli chcesz przeszukać coś, czego nie znalazłeś w innych zakładkach, możesz go znaleźć klikając na przycisk "Pole" i przeglądając menu.

Po zakończeniu ustawiania wszystkich kryteriów na tych trzech kartach kliknij przycisk "OK", aby powrócić do okna z niestandardowym folderem wyszukiwania. Jest jeszcze jedna rzecz, którą możesz skonfigurować tutaj, zanim skończysz.

Domyślnie utworzone wyszukiwanie niestandardowe zostanie pobrane ze wszystkich folderów w pliku danych programu Outlook. Jeśli chcesz ograniczyć to do określonych folderów, kliknij przycisk "Przeglądaj".

W oknie Wybierz foldery zaznacz foldery, które chcesz uwzględnić w wyszukiwaniu, a następnie kliknij przycisk "OK".

A następnie w głównym oknie Dostosuj, proszę ponownie kliknąć "OK".

Program Outlook tworzy niestandardowy folder wyszukiwania i dodaje go do widoku folderu.

Gdy już to zrobisz, funkcja niestandardowego folderu wyszukiwania jest dość potężna. Oto tylko kilka przykładów rzeczy, które możesz wykorzystać do wyszukiwania:

Wiadomości do i od twojego szefa
Wiadomości z nierozwiązanymi flagami obserwacyjnymi według kategorii (na przykład możesz wyszukiwać tylko nierozwiązane elementy w kategorii osobistej)
Wiadomości o dużym znaczeniu
Wiadomości do i od klienta (Możesz nawet użyć ich pełnej domeny w polu wyszukiwania i wybrać wyszukiwanie we wszystkich polach)
Wiadomości z załącznikami, których rozmiar przekracza rozmiar (idealne rozwiązanie w przypadku usuwania dużych załączników i zmniejszania rozmiaru pliku danych)

A to tylko zadrapuje powierzchnię. Jakie rodzaje folderów wyszukiwania tworzysz? Daj nam znać w komentarzach!