Używaj formatowania warunkowego, aby wyróżniać się ważnymi komunikatami programu Outlook

Program Outlook umożliwia tworzenie i dostosowywanie widoków folderów na wiele sposobów, takich jak dodawanie i usuwanie kolumn lub grupowanie i sortowanie wiadomości. Można również zastosować reguły, aby wiadomości wyświetlane w programie Outlook były wyświetlane na różne sposoby w oparciu o ich właściwości (takie jak nadawca, wiersz tematu lub znacznik czasu). To się nazywa formatowanie warunkowe. Rzućmy okiem na to, jak to działa.

Aktualizacja: Jeden z naszych czytelników zwrócił nam uwagę, że formatowanie warunkowe jest dostępne tylko w wersji Outlook i Windows nie wersja MacOS. Dzięki, Christy!

Pierwsze kroki

Aby rozpocząć konfigurowanie formatowania warunkowego, przejdź do opcji Widok> Wyświetl ustawienia.

Dostęp do ustawień widoku zaawansowanego można również uzyskać, klikając prawym przyciskiem myszy nagłówek folderu i wybierając polecenie "Wyświetl ustawienia".

Okno Zaawansowane ustawienia widoku pozwala dostosować widok folderów. Kliknij przycisk "Formatowanie warunkowe".

Spowoduje to przejście do okna Formatowanie warunkowe, które będzie używane do konfigurowania różnych reguł formatowania wiadomości.

Elementy wyświetlane na liście "Reguły dla tego widoku" są domyślnymi regułami, które pochodzą z niezindywidualizowanego widoku folderów. Na przykład możesz zobaczyć, że "Nieprzeczytane wiadomości" są wyświetlane pogrubioną, niebieską czcionką Segoe UI o wielkości 11 punktów.

Jak działają zasady

"Reguły" to warunki, które musi spełniać wiadomość, aby program Outlook zastosował formatowanie. Na przykład w regułach domyślnych reguła "Nieprzeczytane wiadomości" jest aktywowana, gdy wiadomość jest oznaczona jako nieprzeczytana. Kiedy ta reguła jest aktywowana, Outlook wyświetla pogrubioną, niebieską, 11-punktową czcionkę Segoe UI.

Outlook stosuje reguły w kolejności od góry listy. Reguły wyżej na liście mają pierwszeństwo przed regułami niższymi. Jak to działa w praktyce? Załóżmy, że masz dwie reguły, jedną na górze listy, która zmienia czcionkę na zieloną i jedną na dole listy, która zmienia czcionkę na czerwoną. Jeśli wiadomość spełnia warunki obu reguł, czcionka zostanie zmieniona na kolor zielony, ponieważ ta reguła znajduje się wyżej na liście - reguła ustawiania czcionki na czerwony jest ignorowana.

Za pomocą reguł domyślnych można zmienić tylko czcionkę. Nie można usunąć domyślnych reguł, przenieść kolejność dookoła ani zmienić warunków reguły. Możesz wyłączyć domyślne reguły, odznaczając je na liście "Reguły dla tego widoku".

Jak dodać nową regułę

W oknie Formatowanie warunkowe kliknij przycisk "Dodaj". Nowa reguła o nazwie "Bez tytułu" zostanie dodana do listy. Nadaj swojej regule nazwę, a następnie kliknij przycisk "Warunek".

Okno Filtruj pozwala zdecydować o warunku lub warunkach, które poczta musi spełnić, aby ją sformatować.

Po prostu użyjemy tutaj prostego przykładu i będziemy szukać wiadomości wysłanych przez "Rob Woodgate" i zawierających słowo "Outlook" w polu Temat.

Aby to zrobić, najpierw kliknij przycisk "Od", który otwiera książkę adresową i wybierz kontakt.

Następnie dodajemy "Outlook" do pola "Wyszukaj słowa", upewniając się, że wybrana jest opcja "Tylko pole tematu" z rozwijanej listy "W". Po zakończeniu kliknij przycisk "OK".

Wróć do formatowania warunkowego, kliknij przycisk "Czcionka".

Zamierzamy sprawić, aby komunikaty, które pasują do ustawionego filtra, były wyświetlane w kolorze fioletowym i pogrubionym. Ustaw swoje, jak chcesz, kliknij przycisk "OK", ponownie kliknij "OK", aby zamknąć okno Formatowanie warunkowe, a następnie jeszcze raz, aby zamknąć okno Ustawienia zaawansowanego widoku.

Zasady są stosowane natychmiast. Poniżej widać, że wiadomości spełniające nasze warunki są teraz odważne i purpurowe.

To tylko prosty przykład - możesz dodać wiele warunków, nawet bardzo skomplikowanych. Wracając do tego okna Filtr, możesz przejść do zakładki "Więcej wyborów", aby zobaczyć kilka dodatkowych warunków, które możesz wybrać.

Tutaj możesz wybrać dopasowanie wiadomości, czy:

• Został przypisany do konkretnej kategorii
• Jest przeczytany lub nieprzeczytany
• Ma załączniki lub bez załączników
• Jest oznaczony jako wysoki, normalny lub niski priorytet
• Został oznaczony przez Ciebie, przez kogoś innego, przez nikogo lub oznaczony jako kompletny
• Tekst, którego szukasz, musi pasować do przypadku
• Jest to określony rozmiar, większy lub mniejszy niż określony rozmiar lub między dwoma rozmiarami

Przełącz się na zakładkę "Zaawansowane" i możesz tworzyć złożone warunki.

Karta Zaawansowane pozwala wybrać dowolne pole z dowolnego miejsca w Outlooku i wybrać warunek, który chcesz dopasować. Może to być całkiem proste, np. Dopasowanie nadawcy do dokładnego adresu, ale masz wiele opcji do wyboru. Załóżmy, że chcesz, aby Twoja reguła odpowiadała otrzymanym e-mailom. Kliknij przycisk "Pole", wskaż "Pola daty / czasu", a następnie kliknij opcję "Otrzymano".

Kliknij menu "Warunek", aby wybrać swój stan.

Wybory są znacznie większe, niż można się spodziewać:

• W każdej chwili
• Wczoraj
• Dzisiaj
• Jutro
• W ciągu ostatnich 7 dni
• W ciągu najbliższych 7 dni
• Zeszły tydzień
• W tym tygodniu
• W następnym tygodniu
• W zeszłym miesiącu
• Ten miesiąc
• W następnym miesiącu
• Na
• W lub po
• On lub before
• pomiędzy
• Istnieje
• Nie istnieje

Inne pola, które możesz wybrać, oferują podobne możliwości.

Wybierz swój warunek, dodaj wartość i kliknij przycisk "Dodaj do listy".

Możesz dodać dowolną liczbę warunków do listy, jak chcesz. Aby dowiedzieć się, ile jest pól, zajrzyj do menu "Wszystkie pola pocztowe".

Menu "Wszystkie pola kontaktowe" zawiera ponad cztery kolumny opcji - tak wielu nie można było dopasować do sensownego zrzutu ekranu. Nie będziemy więc przechodzić przez wszystkie pola i warunki, ale teraz już wiesz, gdzie one są i jak z nich korzystać.

Możesz ustawić wiele warunków w regule, aby uzyskać konkretne wyniki. Chcesz, aby wiadomości w Outlooku były wyświetlane czerwoną czcionką 16pt, jeśli pochodzą od określonego kontaktu, otrzymanego w ciągu ostatnich siedmiu dni, zawierają konkretne słowo w temacie, i dołączyć załącznik? Żaden problem.

Jak usunąć regułę

Jeśli utworzyłeś regułę i już jej nie chcesz, możesz ją łatwo usunąć. W oknie Formatowanie warunkowe wybierz regułę, którą chcesz usunąć, i kliknij przycisk "Usuń". Pamiętaj tylko, że możesz tylko usuwać utworzone przez siebie reguły, a nie wbudowane domyślne reguły Outlooka.

Możesz dodać tyle warunków, ile chcesz, i mieć tyle reguł, ile chcesz. Jak pokazaliśmy wcześniej, po skonfigurowaniu reguł formatowania warunkowego w żądany sposób można skopiować widok do innego folderu lub do wszystkich folderów, jeśli chcesz.