Przewodnik dla początkujących na temat konfigurowania poczty e-mail za pomocą Zohomail

Jeśli prowadzisz małą lub średnią firmę, usługa e-mail z domeną niestandardową może być bardzo przydatna w usprawnianiu koordynacji ze swoim zespołem. Był czas, kiedy można uzyskać bezpłatną usługę e-mail z Google Apps lub live.com z niestandardową domeną. jednak, subskrybowanie płatnych wersji tych usług e-mail może być za drogie.

Na szczęście jest jeszcze jeden dostawca, który oferuje bezpłatna usługa e-mail z domeną niestandardową, i wiele przydatnych funkcji, np. Zoho Mail. W tym artykule zamierzamy poprowadzi Cię przez różne aspekty Zoho Mail i jak je włączyć. Spójrzmy więc na poniższe.

Dlaczego warto korzystać z dostawcy poczty e-mail w chmurze

Być może zastanawiasz się, dlaczego powinieneś korzystać z innej usługi poczty e-mail, gdy Twój hosting zapewnia również usługę poczty elektronicznej. Istnieje kilka powodów, dla których powinieneś użyć dostawcy poczty e-mail, szczególnie usługa cloud / SaaS, jak Zoho Mail zamiast tego, który zapewnia hosting.

• Lepsza niezawodność i dostępność. Dostawcy poczty e-mail w chmurze są wykorzystywani przez wiele organizacji i są bardziej niezawodny niż serwer poczty e-mail że twój hosting zapewnia
• Więcej miejsca na skrzynkę odbiorczą na użytkownika. Jeśli korzystasz z usługi e-mail od dostawcy usług hostingowych, skrzynka odbiorcza będzie tylko częścią całkowitej przestrzeni dyskowej które zapewniają. Jeśli masz 10 GB miejsca na dysku na serwerze i używasz już 5 GB na swojej stronie internetowej, bazie danych i zawartości, możesz użyć tylko 5 GB miejsca dla całej firmy. Z Zohomail możesz dać 5 GB miejsca na skrzynkę odbiorczą dla każdego użytkownika.
• Aplikacje do współpracy. To nie tylko e-mail, możesz także użyć Zoho Docs i CRM oraz wiele aplikacji Zoho do współpracy wewnątrz Twojej firmy.
• Dodatkowi użytkownicy dzięki poleceniom. Domyślnie możesz dostać 10 kont użytkowników w Zoho Mail, jednak jeśli ktoś zarejestruje się w Zoho Mail z twojego poleconego, możesz uzyskać do 15 dodatkowych kont dla 3 poleconych.

Rejestracja Zoho Mail

1. Otwórz Zoho Mail i kliknij Zacznij teraz

   

2. Wybierać Zapisz się na DARMOWYM pakiecie Zoho Mail

   

3. Wprowadź nazwę swojej domeny i kliknij Dodaj domenę. Jeśli nie masz jeszcze domeny, możesz również kup domenę przez Zoho Mail.

   

4. Wprowadź swoje dane na tej stronie. Twój identyfikator Zoho Mail będzie Twoim kontem administratora. Po wypełnieniu tego formularza kliknij Zapisz się

   

5. Twoje konto Zoho Mail jest prawie gotowe. Teraz czas na weryfikację własności domeny. Kliknij Przejdź do weryfikacji własności domeny

   

6. Zoho Mail poda nazwę hosta, którą musisz utwórz jako alias zmverify.zoho.com

   

7. Poniżej znajduje się przykład alias / tworzenie CNAME na panelu Namecheap DNS.

   

8. Po utworzeniu aliasu / CNAME na panelu DNS możesz kliknąć Zweryfikować, i Kontynuować

   

Konfiguracja Zoho Mail

Po rejestracja konta Zoho Mail w swojej domenie i weryfikacja domeny własności, teraz nadszedł czas na skonfigurowanie konta.

1. Utwórz swoje pierwsze konto pod nazwą swojej domeny. To także twój administrator konta.

   

2. Możesz dodaj użytkowników w tym kroku jeśli masz już użytkowników.

   

3. Grupy są przydatne dla ogólnego adresu jak [email protected] lub [email protected], zapewni to, że e-mail wysyłany przez potencjalnych klientów lub klientów zawsze czyta ktoś w twoim zespole. Możesz tworzyć grupy na tej stronie, jednak w tym artykule pominę ten krok.

   

4. Mail Exchange Record lub MX Record to wartość DNS informująca serwery pocztowe kto jest odpowiedzialny za obsługę Twojego e-maila. Na tej stronie zobaczysz wpis MX, który powinieneś utworzyć dla swojej domeny. The nazwa hosta powinna wynosić @, co oznacza twojądomena.com, a nie twoją subdomenę. Możesz nie być w stanie zmienić priorytetu na 10 i 20. Można użyć innego numeru, np. 1 i 5 lub 5 i 10, o ile numer priorytetu dla mx.zoho.com jest mniejszy niż mx2.zoho.com

   

5. Poniżej znajduje się próbka Wpis MX na panelu DNS Namecheap

   

6. Możesz przenieś swój e-mail od dostawcy usług hostingowych do Zoho Mail. możesz użyć POP lub IMAP do migracji e-maili ze starego serwera pocztowego do Zohomail. Jak zasugerował Zoho Mail lepiej jest migrować wiadomość e-mail po zmianie rekordów MX.

   

7. Na tej stronie możesz zobaczyć linki do samouczków dotyczących konfiguracji klienta poczty. Jeśli wolisz korzystać z klienta poczty elektronicznej, możesz postępować zgodnie z instrukcją obsługi swojego klienta poczty.

   

8. Przez tę stronę, możesz skonfigurować dostęp z urządzenia mobilnego. Jednak w tym artykule pominiemy ten krok.

   

9. W ostatnim kroku możesz kliknąć Przejdź do strony Zoho Mail

   

Konfiguracja rekordu SPF

Sender Policy Framework lub SPF to rekord tekstowy DNS powiązany z domeną w celu zidentyfikowania serwerów, które mogą wysyłać wiadomości e-mail dla określonej domeny. Odbiorca używa rekordu SPF do sprawdź, czy jest to dozwolony serwer, który wysyła do nich wiadomości e-mail.

Dla Zoho Mail możesz utworzyć nowy wpis TXT dla swojej domeny z wpisem poniżej:

v = spf1 mx to: zoho.com ~ all

Poniżej znajduje się zrzut ekranu Rekord TXT dla rekordu SPF.

Konfiguracja DKIM

Identyfikowana poczta DomainKeys (DKIM) to systemy walidacji poczty elektronicznej, które były zaprojektowany, aby zapobiec fałszowaniu. Odbiorca sprawdzi, czy wpis DNS zawiera klucz publiczny. Korzystając z tego klucza publicznego, odbiorca może sprawdzić, czy wiadomość, w tym załącznik, nie została zmodyfikowana podczas transportu. Możemy użyć DKIM na Zoho Mail, a poniżej pokażemy, jak wykonać jego konfigurację.

1. Z pulpitu poczty możesz wybrać Panel sterowania > Mail & Docs.

   

2. Wybierać Ustawienia Org pod Administracja pocztą, a następnie wybierz Karta DomainKeys.

   

3. Wkład Nazwa rekordu TXT, używając unikalnej nazwy do identyfikacji Zoho Mail, jak zoho lub zohomail (używam tutaj zohomail). Kliknij Wygeneruj nowy rekord do wygeneruj nową wartość TXT.

   

4. Dzięki nowej wartości TXT możesz teraz tworzyć nowy rekord DNS z rekordem typu TXT.

   

5. Poniżej znajduje się przykład Wpis DNS na panelu DNS Namecheap.

   

6. Po utworzeniu nowych rekordów DNS możesz kliknąć Rozpocznij uwierzytelnianie przycisk. Po udanym uwierzytelnieniu przycisk zmieni się na Zatrzymaj uwierzytelnianie

   

Uzyskiwanie dostępu do Zoho Mail przy użyciu niestandardowego adresu URL

Możesz uzyskać dostęp do Zoho Mail z https://www.zoho.com/mail/login.html lub po prostu otworzyć Zohomail.com i kliknąć Zaloguj się w prawym górnym rogu strony. Jednak aby ułatwić użytkownikom dostęp do sieci Zoho Mail, możesz utwórz niestandardowy adres URL strony logowania, np .: mail.domain.com lub webmail.domain.com zamiast długiego adresu URL powyżej.

Musisz stworzyć alias lub CNAME dla niestandardowego adresu URL do business.zoho.com. Poniżej znajduje się zrzut ekranu tworzenia CNAME w zarządzaniu domeną Namecheap.

Ustawianie uwierzytelniania dwustopniowego

Aby poprawić bezpieczeństwo swojego konta e-mail, możesz użyć uwierzytelniania Two Factor Authentication lub TFA mieć dodatkową metodę bezpieczeństwa obok hasła. Nawet jeśli ktoś zna twoje hasło, nie może zalogować się na konto o ile nie mają dostępu do urządzenia TFA.

Poniżej znajduje się wyjaśnienie, jak to zrobić skonfiguruj TFA dla swojej poczty Zoho konto.

1. Kliknij swojego awatara w prawym górnym rogu i wybierz Moje konto

   

2. Kliknij Przygotuj się do ochrony teraz

   

3. Wybierać Google Authenticator, Kliknij Kolejny

   

4. Możesz skanować Kod QR przedstawiony przez Zoho Mail z pomocą Google Authenticator. Jest dostępny na Androida w Google PlayStore, na urządzenia z systemem iOS na iTunes oraz na Blackberry. Możesz także potrzebować Skaner kodów kreskowych. Dla Androida używam tego zasugerowany przez Google Authenticator Skaner kodów kreskowych od ZXing Team

   

5. Tutaj również zostaniesz pokazany jak utworzyć urządzenie MFA za pomocą smartfona z systemem Android. Otworzyć Skaner kodów kreskowych dzięki czemu możemy skanować kod QR dostarczony przez Zoho Mail.

   

6. mam dwie aplikacje uwierzytelniające na moim telefonie więc mam ten ekran do wyboru Google Authenticator i Duo Mobile. W tym celu wybiorę Google Authenticator.

   

7. Otrzymasz potwierdzenie, aby zapisać klucz do swojego konta. Dotknij OK

   

8. Jeśli ty właśnie zacząłem używać Google Authenticator, pokaże tylko jedno konto. Ponieważ mam wiele kont za pomocą tego oprogramowania, będzie to ostatni z listy. Liczba pokazana tutaj to kod weryfikacyjny, który musisz wprowadzić w następnym kroku. Wprowadź kod weryfikacyjny i kliknij Zweryfikować. Jeśli korzystasz z własnego komputera, możesz również kliknąć Zaufane przeglądarki więc nie będziesz ponownie pytany o TFA. , a następnie kliknij Zweryfikować

   

9. Wprowadź swoje aktualne hasło i kliknij Włączyć

   

10. Konfiguracja TFA jest prawie zakończona. Teraz musimy zweryfikuj numer telefonu. Ten krok jest jednak opcjonalny.

    

11. Wprowadź swój numer telefonu i kliknij Wyślij kod. Zoho Mail wyśle ​​Ci wiadomość wiadomość tekstowa zawierająca kod weryfikacyjny.

    

12. Wprowadź kod weryfikacyjny wysłany przez Zoho Mail i kliknij Zweryfikować

    

13. Będziesz mieć Zapasowe kody weryfikacyjne.

    

14. Możesz zapisz te kody jako tekst lub wydrukuj je. Możesz używaj tych kodów zapasowych jako uwierzytelniających, jeśli zgubisz telefon.

    

15. W przypadku korzystania z uwierzytelniania dwuczynnikowego należy je utworzyć hasła specyficzne dla aplikacji dla każdej aplikacji których używasz do uzyskiwania dostępu do Zoho Mail, w tym do klienta poczty elektronicznej. Aby wykonać sp, kliknij dalej na tym etapie.

    

16. Zakończono konfigurację uwierzytelniania dwóch czynników. Możesz kliknąć Pokaż moje preferencje aby przejść do strony preferencji.

    

17. Na stronie Preferencje możesz zobaczyć swoje Zapasowe kody weryfikacyjne, konfiguracja Hasła specyficzne dla aplikacji, jak również twój prąd Zaufana przeglądarka.

    

Ustawianie haseł specyficznych dla aplikacji

Jak wspomniałem wcześniej, jeśli używasz TFA na swoim koncie, musisz generuj hasła specyficzne dla aplikacji dla każdej aplikacji, której używasz do uzyskania dostępu do Zoho Mail. W poniższych krokach dowiemy się, jak go wykonać.

1. Kliknij Zarządzaj hasłami specyficznymi dla aplikacji

   

2. Wprowadź nazwę tego hasła specyficzne dla aplikacji, a także bieżące hasło

   

3. Nowy hasło aplikacji zostanie wygenerowane przez Zoho Mail. Możesz to zobaczyć tylko raz, więc upewnij się zachowaj hasło.

   

4. Po prawej stronie możesz kliknąć Pokaż wygenerowane hasło połączyć. Tutaj możesz zobaczyć listę specyficznych dla aplikacji haseł, a także usunąć hasło, jeśli jest to konieczne.

   

Zarządzaj zaufanymi przeglądarkami

1. Z accounts.zoho.com wybierz Bezpieczeństwo, Wybierz Uwierzytelnianie dwuskładnikowe i kliknij Zarządzaj zaufanymi przeglądarkami

   

2. Na tej stronie możesz zobaczyć listę zaufanych przeglądarek. Tutaj możesz usuń tylko określoną przeglądarkę.

   

Testowanie wysyłania wiadomości e-mail

Po zakończeniu wszystkich poprzednich kroków, Twoje konto Zoho Mail jest gotowe do użycia. Teraz możesz przetestuj swoje nowe konto Zoho Mail, wysyłając testową wiadomość e-mail. W poniższym przykładzie wysłałem przykładowy e-mail na moje konto gmail. E-mail był pomyślnie odebrane przez moje konto gmail.

A teraz sprawdź nasze ustawienia SPF i DKIM. Kliknij trójkąt skierowany w dół obok przycisku odpowiedzi, wybierając Pokaż oryginał.

Możesz zobaczyć tutaj, że Google pokazał Twoje Konfiguracja SPF i DKIM.

Wniosek

W tym artykule informacyjnym starałem się pokazać, jak to zrobić zarejestruj nową pocztę Zoho, ustaw Zohomail MX, SPF i DKIM, utwórz niestandardowy adres URL uzyskać dostęp do Zoho Mail, skonfigurować uwierzytelnianie dwuskładnikowe, jak również testowe wysyłanie wiadomości e-mail z Zoho Mail.

Teraz możesz pewnie umieścić swój adres e-mail we własnej domenie i komunikować się płynnie ze swoimi klientami lub zespołem.

Nota redaktora: Ten wpis jest napisany przez Muhammad Panji dla Hongkiat.com. Muhammad jest inżynierem systemu specjalizującym się w Linuksie, wirtualizacji i Cloud Computing. W wolnym czasie bawi się nową technologią i prowadzi blog o technologii w języku indonezyjskim. Możesz go znaleźć na Twitterze.