Automatycznie przenieś wiadomości e-mail do folderów w programie Outlook za pomocą reguł
W tym poście przyjrzymy się, w jaki sposób można lepiej zarządzać pocztą e-mail programu Outlook, automatycznie wysyłając pocztę przychodzącą do oddzielnych folderów. Jeśli codziennie otrzymujesz dużo wiadomości e-mail, może to zaoszczędzić wiele czasu.
Zamiast spędzać godzinę raz w tygodniu na przenoszeniu wiadomości e-mail ze skrzynki odbiorczej do skategoryzowanych folderów, zasady e-mail pomogą zautomatyzować organizację skrzynki odbiorczej. Jest to bardzo podobne do używania etykiet i filtrów w Gmailu.
Reguły e-mail mogą wydawać się skomplikowane i mogą być, jeśli naprawdę chcesz wykonać zaawansowane sortowanie, ale jeśli chcesz po prostu automatycznie przenieść robocze wiadomości do folderu roboczego, to jest to bułka z masłem.
Aby zasady były użyteczne, powinieneś najpierw utworzyć kilka folderów pod swoją skrzynką odbiorczą, aby skategoryzować e-maile, takie jak Projekty, Praca, Rodzina itp..
Możesz tworzyć foldery, klikając prawym przyciskiem myszy W pudełku lub dowolny folder i wybór Nowy folder. Poniższa procedura działa w programach Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 i Office 365.
Konfiguracja reguł programu Outlook
Aby rozpocząć, otwórz program Outlook, kliknij przycisk Plik i zobaczysz Zarządzaj regułami i alertami przycisk w dół.
Pojawi się główne okno Reguły i alerty, domyślnie może być już utworzona jedna reguła w zależności od wersji programu Outlook.
Kliknij tutaj Nowa zasada przycisk, aby rozpocząć pierwszą regułę poczty e-mail programu Outlook. Pojawi się okno dialogowe Kreatora reguł, które wyświetli niektóre popularne szablony reguł.
Są to najczęściej spotykane i prawdopodobnie wszystko, czego potrzebujesz. Najczęstszą zasadą jest pierwsza wymieniona: „Przenieś wiadomości od kogoś do folderu„. Śmiało i wybierz go, a następnie kliknij Kolejny.
Zauważysz, że dolne pole listy o nazwie „Krok 2:” pozostaje na dole z podkreślonym tekstem. W rzeczywistości wszystko, co musisz zrobić, aby ustawić regułę, to kliknij hiperłącza ludzie lub grupa publiczna i określony aby wybrać adres e-mail i miejsce, w którym te wiadomości mają się znaleźć.
Następnie możesz kliknąć koniec i jesteś skończony. Jeśli jednak chcesz uczynić regułę bardziej skomplikowaną, kliknij Kolejny da ci o wiele więcej opcji:
Podczas sprawdzania różnych warunków w górnym polu listy, opis reguły na dole będzie również zawierał więcej hiperłączy. Możesz nawet tworzyć reguły, które wyszukują określone słowa w treści wiadomości e-mail, a następnie wykonywać działania na tych wiadomościach e-mail.
Następnym zadaniem jest kliknięcie każdego hiperłącza i wybranie powiązanych wartości, takich jak adresy e-mail, foldery itp. W powyższym przykładzie będziesz chciał kliknąć ludzie lub grupa publiczna i wybierz adres e-mail.
Następnie kliknij słowo określony i przejdź do folderu, do którego chcesz przenieść wiadomość e-mail lub kliknij Nowy a nowy folder zostanie utworzony w aktualnie podświetlonym folderze.
Teraz zobaczysz dolną część zaktualizowaną o rzeczywiste wartości reguły.
Po kliknięciu Dalej możesz ustawić więcej akcji dla reguły. Zwykle możesz zostawić to w spokoju, jeśli jest to prosta zasada, ale jeśli chcesz również wykonywać inne czynności, takie jak odtwarzanie dźwięku, prześlij wiadomość e-mail, utwórz jej kopię, wydrukuj wiadomość e-mail, uruchom inny program, uruchom skrypt itp. , możesz to wszystko zrobić na tym ekranie.
Kliknij Kolejny kiedy skończysz i zostaniesz przeniesiony do Wyjątki okno dialogowe, w którym możesz wybrać warunki, dla których nie chcesz przetwarzać tej reguły. Jeśli nie masz wyjątkowych przypadków, możesz pozostawić je puste, co jest domyślne.
Kliknij Dalej, a my w końcu dotarliśmy do końca kreatora reguł! Nadaj regule nazwę typu „Przenieś e-mail przyjaciół”, aby wiedzieć, co robi, gdy spojrzysz na nią później.
Jeśli masz już wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej, które pasują do nowej reguły, zaznacz pole wyboru „Uruchom tę regułę na wiadomościach już w skrzynce odbiorczej„. Możesz pozostawić wszystko inne jako domyślne i kliknąć koniec!
Teraz możesz tworzyć reguły dla ludzi, biuletyny, wyciągi z kart bankowych / kredytowych i wszystko inne, o czym myślisz, aby efektywniej zarządzać pocztą e-mail programu Outlook! Cieszyć się!
