Jak ustawić wiadomość w Outlooku
Wychodzę z biura wkrótce i musisz skonfigurować Nie funkcjonuje, Z dala lub Wakacje wiadomość w programie Outlook? Można by pomyśleć, że byłoby to super łatwe, ale niestety nie! W rzeczywistości istnieją dwa sposoby tworzenia automatycznej odpowiedzi i zależy to od tego, czy Outlook jest autonomiczny, czy używa Microsoft Exchange.
Jeśli jesteś w środowisku korporacyjnym i Outlook jest podłączony do MS Exchange, ustawienie odpowiedzi poza biurem jest w rzeczywistości bardzo proste. Przejdźmy najpierw przez tę metodę, a następnie omówimy, jak to zrobić, jeśli nie korzystasz z Exchange.
Wiadomość poza biurem w Exchange
W Office 2007 i wcześniejszych przejdź do Przybory i kliknij Asystent poza biurem. Zauważ, że powinno to być automatycznie w Outlook 2003 i Outlook 2007 podczas korzystania z Exchange. Jeśli nie widzisz opcji, nie używasz Exchange.
W Office 2010 i Office 2013 należy kliknąć Plik tab Informacje a zobaczysz przycisk o nazwie Odpowiedzi automatyczne (poza biurem).
W Office 2007 i wcześniejszych kliknij na Aktualnie jestem poza biurem przycisk radiowy i wpisz wiadomość do Automatyczna odpowiedź pudełko.
Idź dalej i umieść datę wyjazdu, a także umieść dowolne informacje kontaktowe na wypadek sytuacji awaryjnej itp. Jeśli klikniesz OK, wszyscy otrzymają tę wiadomość, dopóki nie wrócisz do tego okna dialogowego i nie zmienisz go na Jestem obecnie w biurze.
Możesz także dodawać reguły do wiadomości przychodzących, gdy jesteś poza biurem, klikając Dodaj regułę. Jest to przydatne, jeśli chcesz wykonywać określone czynności na wiadomościach e-mail pochodzących od różnych osób. Na przykład, jeśli otrzymasz wiadomość e-mail od klienta, możesz przesłać go dalej na telefon lub odpowiedzieć innym szablonem e-mail niż ten, który jest używany przez pracowników wewnętrznych. Jeśli nie wiesz, jak korzystać z reguł, przeczytaj mój poprzedni post na temat tworzenia reguł programu Outlook.
W programie Outlook 2010 i 2013 jest trochę inaczej. Po kliknięciu Odpowiedzi automatyczne, pojawi się okno dialogowe, takie jak to pokazano poniżej.
Wybierz Wyślij automatyczne odpowiedzi a następnie zaznacz Wysyłaj tylko w tym przedziale czasu pole, jeśli znasz dokładną datę, kiedy odejdziesz. Jeśli pozostawisz to niezaznaczone, po prostu pozostawi automatyczną odpowiedź, dopóki nie przejdziesz ręcznie i nie wybierzesz Nie wysyłaj automatycznych odpowiedzi.
W tej wersji fajne jest również to, że możesz mieć oddzielną konfigurację automatycznej odpowiedzi dla osób wewnątrz i osób spoza Twojej organizacji. Ponownie, podobnie jak we wcześniejszych wersjach pakietu Office, kliknij Zasady jeśli chcesz dodać wyjątki do automatycznej odpowiedzi.
Wiadomość poza biurem bez Exchange
Więc jest to świetne, jeśli masz Outlook z Exchange, ale co jeśli nie masz dostępu Asystent poza biurem lub Odpowiedzi automatyczne? Istnieje sposób, aby EMULOWAĆ asystenta poza biurem, tworząc automatyczną regułę odpowiedzi wraz z szablonem nieobecnym. Oto kroki poniżej.
Krok 1: Najpierw utwórz nową wiadomość w Outlooku, tak jakbyś pisał do kogoś e-mail. Nie umieszczaj niczego w polach TO lub CC. Wpisz swoją wiadomość e-mail i odłóż temat.
Kliknij przycisk Microsoft Office lub Plik karta w nowszych wersjach pakietu Office i wybierz Zapisz jako. W polu kombi Zapisz jako typ wybierz Szablon programu Outlook. Wpisz nazwę, np Odpowiedź poza biurem w Nazwa pliku pole i kliknij Zapisać.
Krok 2: Teraz wszystko, co musimy zrobić, to utworzyć regułę i powiedzieć programowi Outlook, aby użył nowego szablonu wiadomości e-mail, który właśnie utworzyliśmy. W przypadku pakietu Office 2007 kliknij przycisk Przybory menu i przejdź do Reguły i alerty.
W Office 2010 i 2013 kliknij Dom kartę, a następnie kliknij Zasady a następnie kliknij Zarządzaj regułami i alertami.
Kliknij Nowa zasada pod Reguły e-mail aby utworzyć nową regułę programu Outlook.
Pod sekcją Zacznij od pustej reguły, idź dalej i kliknij Sprawdź wiadomości po ich przybyciu w starszych wersjach pakietu Office lub Zastosuj regułę do otrzymywanych wiadomoście w nowszych wersjach pakietu Office, a następnie kliknij przycisk Kolejny.
Następnie musisz wybrać warunki, które chcesz sprawdzić. W przypadku automatycznych odpowiedzi poza biurem zazwyczaj nie sprawdzam niczego, ponieważ chcę, aby dotyczyło to każdego otrzymywanego e-maila.
Kliknij Dalej, a następnie w działania, zaznacz pole „„Odpowiedz za pomocą określonego szablonu”, A następnie w drugim polu tekstowym na dole kliknij link, który mówi konkretna temppóźno.
Teraz wybierz szablon utworzony wcześniej z listy szablonów. Jeśli nie widzisz swojego szablonu, kliknij Zaglądać pole kombi i wybierz Użyj szablonów w systemie plików.
Kliknij otwarty a następnie kliknij koniec. Teraz, gdy otrzymasz nową wiadomość e-mail, zostanie wysłana automatyczna odpowiedź za pomocą szablonu automatycznej odpowiedzi. Outlook pamięta także, kogo wysyła wiadomości, i wyśle je tylko raz na każdy adres e-mail.
Aby go wyłączyć, musisz wrócić do reguł i alertów i odznaczyć pole obok reguły. Musisz także upewnić się, że program Outlook jest otwarty na twoim komputerze, zanim odejdziesz, aby wysłać auto odpowiedzi! Jeśli masz jakieś pytania, możesz zostawić komentarz. Cieszyć się!
