Jak korzystać z porównywania i łączenia dokumentów w programie Word

Word ma dwie bardzo przydatne funkcje, których prawie nikt nie używa: Porównaj dokumenty i Połącz dokumenty. Jak implikują ich nazwy, funkcje pozwalają na porównanie dwóch dokumentów Worda lub połączenie dwóch dokumentów.

Więc kiedy kiedykolwiek będziesz musiał z tego skorzystać? Cóż, jeśli jesteś podobny do mnie, prawdopodobnie masz 20 różnych wersji swojego CV zapisanych w różnych miejscach na przestrzeni lat. Czasami nieznacznie modyfikuję CV, aby konkretna firma podkreślała konkretną umiejętność lub czasami dodawałem rzeczy i właśnie zapisałem nową kopię.

W każdym razie dobrze byłoby szybko zobaczyć różnicę między moim najnowszym CV a starszymi, aby sprawdzić, czy jest coś, co powinienem dodać do najnowszego lub ewentualnie usunąć. W tym poście pokażę ci, jak możesz użyć tych dwóch funkcji, aby szybko znaleźć różnice między dwoma dokumentami i scalić je, jeśli chcesz.

Porównaj i połącz dokumenty

W moim przykładzie chciałem zobaczyć, jaka była różnica między moim starym CV napisanym w 2007 r. A ostatnim zaktualizowanym w 2013 r. Aby to zrobić, otwórz Word, kliknij Przejrzeć kartę, a następnie kliknij Porównać.

Spowoduje to wyświetlenie Porównaj dokumenty okno dialogowe, w którym musisz wybrać oryginalny dokument i poprawiony dokument.

Na dole zobaczysz całą masę ustawień porównania, które możesz po prostu pozostawić zaznaczone. Domyślnie będzie również wyświetlać wszystkie zmiany w nowym dokumencie, co jest lepsze niż zmienianie oryginalnych lub poprawionych dokumentów.

Nowy dokument zostanie otwarty z kilkoma różnymi sekcjami: przewijaną listą wersji po lewej stronie, połączonym dokumentem pokazującym wszystkie zmiany pośrodku i dwoma oryginalnymi dokumentami po prawej stronie. Przyjrzyjmy się bliżej każdej sekcji.

Jak widać tutaj, usunąłem kilka rzeczy i wstawiłem kilka innych wierszy tekstu. Dwukrotne kliknięcie dowolnego z nagłówków (Aseem Kishore Inserted lub Aseem Kishore Usunięte), przesunie kursor do dokładnej pozycji w dokumencie.

W środku zobaczysz te wersje w różnych kolorach. Domyślnie wszystko z przekreśleniem jest tym, co zostało usunięte, a wszystko w kolorze czerwonym i podkreślone jest tym, co zostało dodane do poprawionego dokumentu. Wszystko na zielono zostało przeniesione. Miejsce, z którego zostało przeniesione, będzie zielone, a miejsce, do którego zostało przeniesione, będzie podkreślone na zielono, jak pokazano poniżej:

Wreszcie po prawej stronie zobaczysz oryginalny dokument na górze i poprawiony dokument poniżej. Podczas przewijania górnego dokumentu dolny podąża za nim, dzięki czemu są one zsynchronizowane. Można jednak przewijać dolny niezależnie od górnego ekranu.

Oprócz tego widoku można również usunąć dokumenty źródłowe z prawego okienka i zamiast tego wyświetlać balony, aby łatwo zobaczyć zmiany. Aby zobaczyć, co mam na myśli, idź dalej i kliknij Porównać ponownie, a następnie włącz Pokaż dokumenty źródłowe i wreszcie kliknij Ukryj dokumenty źródłowe.

Teraz kliknij Pokaż znacznik przycisk pod Śledzenie i kliknij Balony i wtedy Pokaż wersje w dymkach.

Po prawej stronie dokumentu zobaczysz teraz wszystkie wersje z liniami pochodzącymi z dokumentu. Dzięki temu łatwiej będzie zobaczyć wszystkie zmiany, jeśli masz ich dużo.

Zauważ, że jeśli chcesz zobaczyć różnice między dokumentami, to naprawdę nie musisz robić nic więcej. Jeśli chcesz utworzyć dokument końcowy z tych dwóch dokumentów, możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy dowolną zmianę i wybrać opcję Zaakceptować lub Odrzucać.

Po zakończeniu możesz zapisać nowy dokument ze wszystkimi dokonanymi zmianami. Połącz dokumenty jest prawie dokładnie taki sam jak Porównaj. Jeśli wybierzesz Połącz, otrzymasz to samo okno dialogowe, w którym musisz wybrać oryginalny i poprawiony dokument.

Gdy to zrobisz, otrzymasz taki sam układ, jak poprzednio, gdy zobaczysz połączone zmiany w środku. Ponownie usuwany jest tekst przekreślony, dodawany jest czerwony podkreślony tekst i zielony tekst został przeniesiony. Kliknij prawym przyciskiem myszy każdą zmianę i wybierz, czy zaakceptować czy odrzucić każdą zmianę. Po zakończeniu zapisz nowy połączony dokument.

Ogólnie rzecz biorąc, są one naprawdę przydatne w czasach, gdy masz wiele wersji tego samego dokumentu lub gdy kilka osób edytuje jeden dokument Worda i kończy się na wielu dokumentach, które można połączyć w jeden. Jeśli masz jakieś pytania, skomentuj. Cieszyć się!