Jak korzystać z funkcji Autoodzyskiwania programu Excel i funkcji AutoBackup

To zawsze straszna tragedia, gdy ktoś traci coś ważnego, nad którym pracował, ponieważ nie zapisał poprawnie swojego dokumentu. Dzieje się tak częściej niż myślisz użytkownikom programów Excel i Word!

Na szczęście firma Microsoft dodała wiele funkcji w ostatnich kilku wersjach, które pomagają zmniejszyć ryzyko utraty danych z powodu awarii, przerw w dostawie prądu, przypadkowych usunięć itp. Jedną z funkcji jest funkcja Autoodzyskiwania i druga, mniej znana funkcja, nazywa się AutoBackup.

W tym artykule opowiem o tym, jak skonfigurować obie opcje, aby dane były tak bezpieczne, jak to możliwe. Chciałbym również wspomnieć, że najnowsze wersje pakietu Office umożliwiają zapisywanie dokumentów bezpośrednio w usłudze OneDrive, co jest dobrą opcją do rozważenia, ponieważ nadal będzie można uzyskać dostęp do swojej pracy, nawet jeśli dysk twardy ulegnie awarii.

Autoodzyskiwanie Excel

Funkcja automatycznego odzyskiwania jest domyślnie włączona i zasadniczo zapisuje dokument automatycznie w tymczasowej lokalizacji po określonym czasie. Aby wyświetlić ustawienia Autoodzyskiwania, kliknij Plik i wtedy Opcje.

Kliknij Zapisać w menu po lewej stronie i zobaczysz opcję Autoodzyskiwania pod Zapisz skoroszyty.

Domyślnie informacje Autoodzyskiwania są zapisywane co 10 minut. Oprócz interwału program Excel musi być bezczynny przez 30 sekund, zanim dane zostaną zapisane. Ponadto informacje zapisane automatycznie są zapisywane w pliku Lokalizacja pliku Autoodzyskiwania wymieniony tutaj. Jak to działa? Zasadniczo, powiedzmy, że masz arkusz roboczy, taki jak poniższy i masz go zapisany.

Powiedzmy, że dodam następujące dane do arkusza kalkulacyjnego Excel i czekam około 10 minut bez zapisywania mojego dokumentu. Ponieważ interwał Autoodzyskiwania jest ustawiony na 10 minut, należy odczekać co najmniej tyle, aby dane zostały zapisane.

W moim przypadku symulowałem awarię programu Excel, otwierając menedżera zadań i zabijając proces programu Excel. Potem ponownie otworzyłem program Excel i natychmiast zobaczyłem opcję o nazwie Pokaż odzyskane pliki.

Kliknięcie tego spowoduje wyświetlenie listy plików Excel, które można odzyskać. W moim przypadku miał oryginalny plik, który zawierał dane tylko w A1 i A2, a także plik AutoRecovered, który zawierał dane, których nie zapisałem na dysku.

Kliknięcie dowolnego elementu na liście spowoduje otwarcie kolejnej instancji programu Excel pokazującej dane w tym konkretnym pliku. Ogólnie rzecz biorąc, jest to bardzo przydatna funkcja w czasach, gdy nie zapisałeś całej swojej pracy, ale Excel kończy się nieoczekiwanie.

Główną wadą tej funkcji jest to, że dane Autoodzyskiwania są przechowywane na tym samym dysku twardym, co plik, więc jeśli coś stanie się z twoim dyskiem twardym, wszystko zniknie. Możesz zmienić lokalizację w powyższych ustawieniach na oddzielny dysk twardy lub nawet na lokalizację sieciową, co bardzo polecam.

Należy pamiętać, że informacje Autoodzyskiwania są również automatycznie usuwane przez program Excel w następujących okolicznościach:

1. Zapisujesz plik ręcznie lub za pomocą Plik - Zapisz jako.
2. Zamykasz plik lub zamykasz program Excel (bez względu na to, czy zapisujesz plik, czy nie)
3. Całkowicie wyłączasz funkcję Autoodzyskiwania lub tylko skoroszyt

Zasadniczo za każdym razem, gdy zapisujesz plik, usuwa dane Autoodzyskiwania. Ponadto, jeśli ręcznie zamkniesz program Excel i nie zapiszesz danych, usuniesz dane Autoodzyskiwania. Pamiętaj o tym podczas korzystania z tej funkcji. Jeśli jesteś ciężkim użytkownikiem programu Excel, sugerowałbym ustawienie interwału Autoodzyskiwania na około 2 lub 3 minuty zamiast 10.

Automatycznego tworzenia kopii zapasowych

Inną funkcją, o której niewiele osób naprawdę wie, jest AutoBackup. Aby go użyć, musisz najpierw przejść i zapisać plik, aby przejść do Zapisać Okno dialogowe. Jeśli masz już zapisany dokument Excel, przejdź do Plik i wtedy Zapisz jako i wybierz lokalizację. Gdy to zrobisz, wyświetli się Zapisz jako dialog.

W oknie dialogowym kliknij Przybory przycisk po lewej stronie Zapisać przycisk. Zobaczysz kilka opcji, z których jedna jest Opcje ogólne. Po kliknięciu pojawi się małe okno z kilkoma dodatkowymi opcjami.

Śmiało i sprawdź Zawsze twórz kopię zapasową pudełko. Kliknij przycisk OK, a teraz po zapisaniu pliku zostanie utworzony plik kopii zapasowej programu Excel z rozszerzeniem .XLK. Zauważ, że przy pierwszym użyciu pliki będą dokładnie takie same. Jeśli wprowadzisz zmiany w oryginalnym pliku, a następnie zapiszesz go ponownie, plik kopii zapasowej pozostanie taki sam (oryginalne dane). Jednak po trzecim zapisaniu plik kopii zapasowej zostanie zaktualizowany informacjami do drugiego zapisu.

Zasadniczo plik kopii zapasowej jest zawsze jedną wersją za bieżącą wersją. Więc jeśli zrobiłeś kilka zmian, zapisałeś plik i chciałeś wrócić do wersji, która nie zawierała tych zmian, możesz po prostu otworzyć plik kopii zapasowej.

Plik jest zapisywany w tej samej lokalizacji co oryginalny plik i nie ma sposobu, aby to zmienić. Ta funkcja nie zwiększa bezpieczeństwa twojego dokumentu, ale jest dobra w pewnych okolicznościach.

Mam nadzieję, że włączenie tych funkcji tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania w programie Excel uratuje Cię przed utratą ważnych danych. Zawsze dobrze jest korzystać z pamięci masowej w chmurze (np. OneDrive) jako dodatkowej sieci bezpieczeństwa w przypadku katastrofalnego niepowodzenia komputera. Jeśli masz jakieś pytania, skomentuj. Cieszyć się!