5 skutecznych sposobów na utrzymanie plików pod kontrolą

Twój komputer to cyfrowa dżungla. Łatwo jest uzyskać czyste i schludne miejsce do pracy i przekształcić je w ogromny bałagan. Jest zbyt wiele plików i są one wszędzie. Pliki projektu, których potrzebujesz, stają się prawie niemożliwe do znalezienia. Jak więc zachować kontrolę nad plikami? Cóż, masz szczęście, bo jest 5 skutecznych sposobów kontrolowania plików.

Ale najpierw: dlaczego nasze pliki komputerowe i projektowe tak łatwo wymykają się spod kontroli? Z tego samego powodu tak wiele osób ma brudne pokoje i niezorganizowane szafy oraz fizyczne przestrzenie robocze. Z wyjątkiem pomnożenia przez 100, ponieważ tak łatwo jest tworzyć pliki projektów komputerowych, które nie zajmują przestrzeni fizycznej.

Na szczęście nie jest tak trudno kontrolować pliki komputerowe i projektowe. Dodaj szczyptę zdrowego rozsądku, wymieszaj z odrobiną samodyscypliny i powtórz, powtórz, powtórz. Nie martw się - to brzmi więcej pracy niż jest. Po prostu zrównaj to z myciem zębów: kiedy już zaczniesz robić takie rzeczy, nawet tego nie zauważysz. W naturalny sposób kontrolujesz pliki komputerowe i projektowe.

W porządku, bez dalszych ceregieli, oto są 5 skutecznych sposobów kontrolowania plików.

1. Bezwzględnie usuń stare i niepotrzebne pliki

(Image by Mixy Lorenzo)

Ten może wydawać się oczywistym uderzeniem w czoło, ale czasami najczęstsze kroki są pomijane. Zapomnij o dowolnym oprogramowaniu produktywnym i usprawni przepływy pracy oraz inne nonsensy produktywności: po prostu usuń stare i niepotrzebne pliki.

To tak samo jak sprzątanie pokoju lub organizowanie fizycznych plików. Przeglądasz swoje rzeczy, a kiedy patrzysz na przedmiot, decydujesz: czy ma to znaczenie dla czegoś ważnego? Jeśli nie, bezlitośnie go wyrzucasz. To jest jak się zorganizujesz: minimalizując liczbę rzeczy, które masz. Żadnych sztuczek ani tajemnic.

Ta metoda nie różni się, jeśli chodzi o pliki projektowe komputera. Podczas przeglądania plików zdecyduj, czy każdy z nich jest nadal istotny dla czegoś ważnego. Jeśli nie, bezlitośnie usuń go - nie będziesz go potrzebował ponownie, a to zaśmieca twoje cyfrowe miejsce pracy. Zazwyczaj pliki te są starymi plikami projektu, takimi jak wcześniejsze wersje graficzne i projekty oraz nieaktualne pliki witryn.

To miłe, ale kiedy należy bezwzględnie usuwać stare i niepotrzebne pliki? Przecież praktycznie wszyscy nienawidzą sprzątania swojego pokoju.

Tak jak sposób, w jaki można zminimalizować konieczność zaplanowania czyszczenia pokoju, polega na dbaniu o obiekt, gdy tylko go napotkasz, tak też powinieneś zdecydować, czy chcesz usunąć plik, gdy go napotkasz. Co prowadzi nas do # 2…

2. Podejmij natychmiastową akcję na plikach, które napotkasz

(Image by John Britton)

Najlepszym sposobem na uniknięcie konieczności planowania sortowania i czyszczenia plików projektowych komputera jest to, aby nie było to konieczne. Za każdym razem, gdy natkniesz się na plik, podejmij natychmiastowe działania.

Ale bez wątpienia jesteś zajęty koleś lub gal. Masz rzeczy do zrobienia, miejsca do przebywania. Nie możesz upuścić wszystkiego, co robisz i zadbać o każdy napotkany plik. Jak więc zdecydować, kiedy podjąć działanie? Użyj reguły 5-minutowej: jeśli podjęcie natychmiastowych działań na pliku zajmie 5 minut lub mniej, zajmij się nim, gdy tylko go napotkasz.

Brzmi znajomo? To dlatego, że tak jest “wpływ” według popularnej książki Davida Allena GTD: Getting Things Done. Mówi w nim, że możesz uniknąć gromadzenia długiej listy rzeczy do zrobienia, natychmiast zajmując się zadaniem, które napotkasz, o ile zajmie to nie więcej niż minuty.

Dotyczy to również plików projektowych komputera:

• Znalazłeś na wpół wykończone logo? Zwiń go i odeślij.
• Prawie skończyłem z kawałkiem kodu? Skończ to.
• Czy masz już grupę plików, których nie jesteś pewien? Przejrzyj je, zdecyduj i usuń, jeśli to konieczne.

Tak więc # 1 i # 2 pomagają zachować kontrolę nad plikami. Ale jest jeszcze jeden istotny element, którym jest…

3. Mają jak najmniejszą liczbę folderów

(Image by Steve Ryan)

Stwórz tylko kilka folderów dla swojego rodzaju pracy i bądź tak ogólny jak to tylko możliwe. Zamiast niszowych z łamanymi niezliczonymi folderami (takimi jak „wektory” lub „photoshop” lub cokolwiek innego), po prostu miej takie rzeczy jak „logo” i „strony internetowe”. Lub możesz mieć foldery dla każdego projektu, a każdy typ pliku, który jest z nim powiązany, trafia tam.

Czemu to robić? Dwa powody:

1. Bez niezdecydowanego paraliżu: czy plik jest logo, stroną internetową lub częścią projektu? Po prostu wrzuć go do odpowiedniego folderu i skończ z nim.
2. Filtr Anti-too-many-files: gdy zobaczysz, że folder zapełnia się zbyt wieloma plikami, będziesz bardziej skłonny do usuwania starych i niepotrzebnych. Podobny do oglądania za dużo rzeczy w pokoju, niż chowanie go w szufladach i innych pokojach.

Unikaj zbyt szczegółowego określania nazw i kategorii folderów. Im bardziej konkretnie nazwiesz folder, tym więcej kategorii będziesz miał. Dzięki większej liczbie kategorii będziesz musiał zdecydować, dokąd zmierza nowy plik. Są szanse, że nie pasuje do jednego z nich, więc dowolnie wybierzesz jeden. Wtedy, gdy nadejdzie czas na zorganizowanie większej liczby plików, powrócisz do poprzedniej kategorii, w której wybierzesz podobny plik. Nie wspominając o tym, że nie wiadomo wyraźnie, do której kategorii należy każdy plik.

Dlaczego nie skorzystać z jakiegoś systemu znakowania? Wtedy możesz całkowicie pozbyć się folderów, prawda? Chociaż teoretycznie powinno to działać, w rzeczywistości zachęci cię to do tworzenia i utrzymywania zbyt wielu plików.

Oto co się stanie:

1. Oznaczasz swoje początkowe pliki, czując się dobrze, że będziesz mógł je łatwo znaleźć później, przeszukując znaczniki.
2. Stajesz się liberalny z tagami, tworząc zbyt wiele tagów, które są zbyt szczegółowe - jest to spowodowane paraliżem niezdecydowania, ponieważ nie możesz wybrać między dwoma tagami i postanowiłeś utworzyć nowy tag specjalnie dla tego jednego pliku.
3. W końcu masz zbyt wiele tagów, które stają się przytłaczające, aby znaleźć rzeczy.
4. Co gorsza, ponieważ nie odczuwasz potrzeby utrzymywania niskiej liczby plików, masz teraz więcej plików, niż gdyby były one stale widoczne w ogólnym folderze, w którym szukałeś.

4. Funkcje automatycznego organizowania rowów

(Image by Mark Sebastian)

Funkcje automatycznego organizowania (pomyśl, że funkcja „automatycznej zmiany nazwy i sortowania” w iTunes, ale zastosowana do wszystkich plików) to nemezis, aby utrzymać pliki pod kontrolą. Zachęcają do liberalnego tworzenia i oszczędzania plików. Choć na początku wydaje się w porządku, im więcej plików masz, tym mniej wiesz, gdzie jest wszystko.

Dlaczego nie po prostu usunąć pliki, gdy są stare lub niepotrzebne? Funkcja automatycznego organizowania zachęci Cię do nie usuwania. To coś w rodzaju funkcji „nigdy nie usuwaj-po prostu szukaj” w Gmailu. Ale w przeciwieństwie do wiadomości e-mail, w których masz tylko jeden rodzaj treści (tekst), a przez to łatwe do przeszukiwania, w ten sposób trudno jest wyszukiwać pliki. Nie ma prostego sposobu przeszukiwania zawartości, zwłaszcza plików wizualnych i audio. Więc jedyną rzeczą, z którą będziesz musiał pracować, są nazwy plików i być może jakiś opis meta na nich oznaczony. To przepis na przeciążenie plików.

Nie używając żadnych funkcji automatycznego organizowania, będziesz odpowiedzialny za każdy tworzony plik. Zobaczysz go i zwrócisz na niego uwagę przynajmniej raz, dzięki czemu będziesz bardziej świadomy każdego pliku na swoim komputerze. W ten sposób poczujesz się lepiej, gdy Twoje pliki będą kontrolowane - i kiedy musisz bezwzględnie usunąć.

5. Konsoliduj pliki, gdy to możliwe

(Image by Aldo Gonzalez)

To jest proste. Jeśli możesz w jakiś sposób skonsolidować dwa lub więcej plików w jeden, to naturalnie będziesz mieć mniej plików. A mniej plików oznacza mniej bałaganu.

Inną zaletą konsolidacji plików jest łatwiejsze znalezienie tego, czego szukasz. Twoje pliki stają się bardziej zorganizowane. W jaki sposób? Naturalnie będziesz mieć odpowiednią zawartość w jednym pliku, więc nie musisz polować na wiele plików, które dotyczą tego samego projektu.

W jaki sposób konsolidujesz swoje pliki?

• W przypadku tekstu wystarczy skopiować / wkleić pokrewną zawartość z wielu plików do jednego głównego pliku tekstowego.
• W przypadku projektów wizualnych można skopiować / wkleić różne elementy i odmiany do jednego głównego pliku graficznego.

Każda ważniejsza i mniejsza aplikacja graficzna obsługuje warstwy oraz ich etykietowanie i grupowanie, więc skorzystaj z tego. Mogą to być odmiany logo lub wiele aspektów większego projektu - wszystko w jednym pliku graficznym.

Oczywiście, nie każdy typ pliku lub treści może być skonsolidowany. Kod, na przykład. Dlatego powyższe jest zatytułowane “kiedy możliwe” - rób jak najlepiej, a każda kwota, która pomaga zmniejszyć liczbę plików, to zysk netto.

Skutecznie przechowuj pliki pod kontrolą

Mam nadzieję, że te 5 sposobów nie było tylko pewną produktywnością porno: rzeczy do przeczytania, aby uniknąć wykonywania rzeczywistej pracy, która przynosi pożądane rezultaty w życiu. Nie, zostały one napisane z zamiarem podjęcia działań, które można zacząć stosować już teraz, aby zapobiec utracie kontroli nad plikami komputerowymi i projektowymi.

Nikt nie chce aktywnie organizować i zarządzać plikami komputerowymi i projektowymi. Tak więc te 5 sposobów pomoże ci stworzyć nawyki, które pozwolą uniknąć tego. I tak jak w przypadku wszelkich nawyków, najważniejszą rzeczą jest po prostu zacząć je robić.

Podsumowując, oto 5 skutecznych sposobów kontrolowania plików:

1. Bezwzględnie usuwaj stare i niepotrzebne pliki
2. Podejmij natychmiastowe działanie w przypadku napotkanych plików
3. Miej jak najmniej folderów
4. Funkcje automatycznego porządkowania Ditch
5. Konsoliduj pliki, jeśli to możliwe

Twoja kolej: jakie inne sposoby pomogły Ci skutecznie kontrolować pliki komputerowe i projektowe?

Nota redaktora: Ten wpis jest napisany przez Oleg Mokhov dla Hongkiat.com. Oleg Mokhov jest najbardziej mobilnym muzykiem elektronicznym na świecie, entuzjastą projektowania stron internetowych i wizualnych oraz współzałożycielem sklepu muzycznego Soundtrackster klasy premium..