Korzystanie z szablonów w celu zapewnienia wspólnego układu i formatowania

Program Microsoft Word jest doskonałym narzędziem do pracy z dokumentami w ustawieniach zespołu. Istnieje wiele funkcji ułatwiających łatwą współpracę, w tym szablony, zmiany i śledzenie zmian, komentarze, ograniczanie i ochrona dokumentów oraz porównywanie i scalanie dokumentów.

1. Korzystanie z szablonów w celu zapewnienia wspólnego układu i formatowania
2. Śledzenie zmian wprowadzonych do dokumentu
3. Używanie komentarzy do wskazywania zmian w dokumencie
4. Ograniczanie i ochrona dokumentów i szablonów
5. Wersjonowanie, porównywanie i łączenie dokumentów

Narzędzia do współpracy w Word pozwalają realizować zadania, które nawet 20 lat temu wymagałyby wydrukowania wszystkiego, przekazując je recenzentowi lub recenzentom, gdzie następnie zaznaczyliby wszystko atramentem, a następnie oddadzą je tobie . Następnie dokonasz zmian, wydrukujesz je ponownie i przekażesz do kolejnej rundy recenzji. Jest to zarówno czasochłonne, jak i nieekonomiczne.

W programie Word można jednak po prostu dodawać komentarze i poprawki do dokumentu, a jednocześnie łatwo śledzić każdą zmianę, aby wszyscy współpracujący mogli zobaczyć, dokąd zmierza i jak to się robi. Nie trzeba drukować ani przekazywać. Możesz po prostu zapisać swoją pracę w folderze współdzielonym lub wysłać go e-mailem, oszczędzając mnóstwo cennego czasu!

Celem tej serii jest wprowadzenie i zaznajomienie cię z funkcjami współpracy w programie Microsoft Word 2013, chociaż wiele z tego, o czym rozmawiamy, powinno być również dostępnych w poprzednich wersjach. Będzie to użyteczne bez względu na to, czy jesteś zwykłym studentem, który przekazuje swój artykuł komuś innemu, aby go zweryfikować, czy też edytujesz dużą publikację, która przejdzie przez kilka poprawek i recenzji.

Szablony i dokumenty

Podczas współpracy w ustawieniach zespołowych konieczne jest, aby wszyscy korzystali ze spójnego formatowania. Możesz to łatwo osiągnąć za pomocą szablonów.

Na przykład można zdefiniować wszystkie style i formatowanie w szablonie, dołączyć szablon do dokumentu i rozpowszechnić szablon dla wszystkich osób pracujących nad dokumentem. Szablon jest w zasadzie przewodnikiem po Worda, w jaki sposób powinien wyglądać twój dokument i środowisko pracy.

Każdy dokument w programie Word jest oparty na szablonie. Za każdym razem, gdy tworzysz nowy dokument w programie Word, szablon jest dołączany automatycznie, nawet po utworzeniu nowego "Pustego dokumentu".

Nowy dokument oparty na szablonie zawiera wszystkie potrzebne style i formatowanie. Może zawierać nawet standardowy tekst, style, nagłówki, stopki, specjalne paski narzędzi i inne popularne informacje potrzebne do podobnych dokumentów opartych na szablonie. Możesz również dołączyć szablon do istniejącego dokumentu, jeśli utworzyłeś szablon po rozpoczęciu pracy nad dokumentem.

UWAGA: Po dołączeniu szablonu do istniejącego dokumentu informacje o ustawieniach strony, takie jak orientacja strony i marginesy, nie są stosowane do dokumentu. Dzieje się tak, ponieważ informacje o ustawieniach strony są różne dla każdej sekcji dokumentu, jeśli dzielisz dokument na sekcje. Program Word nie wie, którą sekcję zastosować do informacji o ustawieniach strony.

Z tego powodu zalecamy, abyś planował z wyprzedzeniem podczas pracy nad dokumentem w ustawieniach współpracy i stworzył szablon dla dokumentu, który możesz zastosować do nowego dokumentu przed rozpoczęciem pracy nad nim.

Szablon normalny i niestandardowe szablony osobiste

Program Word instaluje się z normalnym szablonem, a więcej szablonów jest dostępnych w witrynie Office.com. Możesz również utworzyć dowolną liczbę niestandardowych szablonów osobistych. Jeśli nie wybierzesz wbudowanego lub niestandardowego szablonu, program Word automatycznie przydzieli szablon "normal.dotm" do dokumentu.

Istnieją dwa rozszerzenia używane do plików szablonów, DOTX i DOTM. DOTX jest używany do szablonów, które nie używają makr, a DOTM jest używane do szablonów, które to robią.

Szablon Normalny znajduje się w folderze "C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates" wraz z szablonami, które można pobrać z witryny Office.com. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z naszym Przewodnikiem po programie "Jak to jest manekin" w celu sformułowania Word 2013.

UWAGA: W tej serii możesz się zastanawiać, dlaczego obrazy przedstawiają tabulatory w programie Word w małych i dużych literach (lub w tytule), a nie wszystkie pisane wielką literą, ponieważ mogą być na Twoim komputerze. Istnieje pewna sztuczka, aby zmienić wielkość liter na kartach, które wyjaśniamy w naszym artykule, Jak zmienić pasek wstążki z wielką literą Office 2013.

Zmień lokalizację szablonów osobistych

Niestandardowe szablony osobiste są przechowywane w innym miejscu niż szablon Normalny i szablony pobrane z witryny Office.com. Word przechowuje domyślnie szablony osobiste w "C: \ Users \\ Documents \ Custom Office Templates".

Jednak tę lokalizację można zmienić. Aby to zrobić, kliknij kartę "Plik".

Kliknij "Opcje" na liście elementów po lewej stronie ekranu "Informacje".

W oknie dialogowym "Opcje programu Word" kliknij "Zaawansowane" na liście elementów po lewej stronie.

W sekcji "Ogólne" kliknij "Lokalizacje plików".

W oknie dialogowym "Lokalizacje plików" wybierz "Szablony użytkownika" na liście typów plików i lokalizacji i kliknij "Modyfikuj".

W oknie dialogowym "Zmień lokalizację" przejdź do folderu, w którym chcesz zapisać szablony osobiste, zaznacz je i kliknij "OK".

Nowa ścieżka zostanie wyświetlona w oknie dialogowym "Lokalizacje plików". Kliknij OK."

Kliknij "OK", aby zamknąć okno dialogowe "Opcje wyrazów".

Musisz również określić domyślną lokalizację szablonów osobistych, aby podczas tworzenia nowego dokumentu mieć dostęp do własnych szablonów na ekranie "Nowy". Aby to zrobić, kliknij zakładkę "Plik" i wybierz "Opcje". Tym razem w oknie dialogowym "Opcje" kliknij "Zapisz" na liście po lewej stronie.

W sekcji "Zapisz dokumenty" wpisz tę samą ścieżkę, którą wybrałeś w oknie dialogowym "Lokalizacje plików" wcześniej w polu "Domyślna lokalizacja szablonów osobistych" i kliknij "OK".