Wersjonowanie, porównywanie i łączenie dokumentów

Na ostatnią lekcję z tej serii Geek School porozmawiamy o śledzeniu wersji w programie Word oraz porównywaniu i łączeniu dokumentów.

NAWIGACJA SZKOLNA

1. Korzystanie z szablonów w celu zapewnienia wspólnego układu i formatowania
2. Śledzenie zmian wprowadzonych do dokumentu
3. Używanie komentarzy do wskazywania zmian w dokumencie
4. Ograniczanie i ochrona dokumentów i szablonów
5. Wersjonowanie, porównywanie i łączenie dokumentów

Funkcja Wersje w programie Word została usunięta w najnowszych wersjach programu Word. W programie Word 2013 jedynym sposobem uzyskania dostępu do poprzednich wersji dokumentu w programie Word jest otwarcie poprzednich automatycznie zapisanych (autozapisanych) wersji dokumentu. Możesz także otworzyć ostatnie niezapisane dokumenty. Jednak w programie Word nie ma formalnej wersji. Pokażemy Ci alternatywę, którą możesz łatwo dodać do Worda za darmo, co zapewni taką możliwość.

Jeśli wiele osób pracowało nad różnymi kopiami tego samego pliku, zamiast korzystać z funkcji śledzenia zmian w jednej kopii pliku, można porównać dwie wersje pliku, aby zobaczyć różnice. Program Word zawiera narzędzie do porównywania, które umożliwia porównywanie dwóch plików, o ile mają one różne nazwy plików. Pokażemy Ci, jak korzystać z tej funkcji i jak odczytać wyniki porównania.

Oprócz porównywania dokumentów można łączyć dokumenty po ich porównaniu. Pokażemy Ci, jak połączyć dwie wersje tego samego dokumentu oraz jak łatwo scalić dwa różne dokumenty, na wypadek gdyby wielu autorów pracowało nad oddzielnymi częściami dokumentu.

Po dokonaniu wszystkich zmian, dokonaniu koniecznych porównań i połączeniu wykonanych dokumentów, można łatwo udostępnić dokument za pomocą Microsoft OneDrive. Możesz także użyć OneDrive w dowolnym momencie procesu współpracy, aby zapewnić dostęp do dokumentu innym recenzentom.

Śledź wersje dokumentów

Program Word miał formalną funkcję wersjonowania, która umożliwia zapisywanie różnych wersji dokumentu w samym dokumencie. Ta funkcja zniknęła i jedynym sposobem na odzyskanie poprzednich wersji dokumentu jest skorzystanie z funkcji automatycznego zapisywania lub dostęp do niezapisanych dokumentów, jeśli są dostępne.

Domyślnie program Word automatycznie zapisuje dokument w określonych odstępach czasu. To jest funkcja automatycznego zapisywania. Aby powrócić do wcześniej zapisanej automatycznie kopii dokumentu, kliknij kartę "Plik" i wybierz element "(autozapis)" z listy "Wersje".

Możesz również zwiększyć lub zmniejszyć interwał dla funkcji automatycznego zapisywania w programie Word.

Jeśli przypadkowo zamknąłeś dokument bez zapisania lub straciłeś zasilanie, a komputer niespodziewanie się wyłączył, możesz odzyskać niezapisane dokumenty. Aby to zrobić, kliknij zakładkę "Plik" i kliknij przycisk "Zarządzaj wersjami" na ekranie "Informacje". Wybierz "Odzyskaj niezapisane dokumenty" z menu rozwijanego.

Jeśli niezapisane pliki były dostępne, zostaną wyświetlone w wyświetlonym oknie dialogowym "Otwórz".

Alternatywy do zapisywania wersji dokumentu Word

Istnieją alternatywy dla dodawania systemu wersjonowania do programu Word. Jednym z nich jest dodatek do Worda, nazwany Save Versions, a drugi to wtyczka współpracująca z zewnętrznym programem kontroli wersji o nazwie Perforce.

Dodatek Zapisz wersje umożliwia łatwe zapisywanie numerowanych wersji dokumentu programu Word z pliku.

Perforce to program kontroli wersji dostępny dla maksymalnie 20 użytkowników. Zapewniają wtyczkę do pakietu Microsoft Office, która umożliwia łatwe zapisywanie i zarządzanie plikami Microsoft Word, Excel, PowerPoint i Project w Perforce z poziomu programów.

Porównaj dwie wersje tego samego dokumentu

Jeśli recenzent zapomniał użyć funkcji "Śledź zmiany" i nie zablokował jej w dokumencie, nadal możesz porównać obie wersje dokumentu i zaakceptować lub odrzucić zmiany na podstawie porównania. Potrzebujesz tylko oryginalnego dokumentu i poprawionego dokumentu. Każdy plik musi mieć inną nazwę.

Funkcje "Porównaj" i "Połącz" są podobne, ale każdy ma swój cel. Jeśli masz tylko dwa dokumenty, które chcesz porównać, a żaden nie zawiera śledzonych zmian, użyj funkcji "Porównaj". Jeśli masz dwa lub więcej dokumentów zawierających śledzone zmiany i musisz śledzić, kto zmieniał co i kiedy, użyj funkcji "Połącz", opisanej w dalszej części tej lekcji.

Aby porównać oryginalne i zmienione wersje dokumentu, kliknij "Porównaj" w sekcji "Porównaj" na karcie "Przejrzyj" i wybierz "Porównaj" z menu rozwijanego.

UWAGA: Nie można porównywać dwóch dokumentów, jeśli którykolwiek z nich jest chroniony przed śledzonymi zmianami lub ma zastosowane jakiekolwiek zabezpieczenia dokumentów. Usuń ochronę dokumentu, aby kontynuować porównywanie dokumentów. Zobacz Lekcja 2, aby dowiedzieć się, jak odblokować śledzone zmiany oraz Lekcja 4, aby uzyskać informacje o usuwaniu ograniczeń formatowania i edycji z dokumentu i hasła przypisanego do dokumentu, aby go otworzyć..

W oknie dialogowym "Porównaj dokumenty" wybierz "Oryginalny dokument" z rozwijanej listy.

Wybierz "Poprawiony dokument" z rozwijanej listy. W sekcji "Poprawiony dokument" określ etykietę, którą chcesz zastosować do zmian, aby wiedzieć, kto ją zrobił w polu edycji "Etykiety zmienia się za". Może to być nazwa użytkownika lub cokolwiek chcesz.

Kliknij "Więcej", aby uzyskać dostęp do większej liczby opcji.

W sekcji "Ustawienia porównania" wybierz elementy, które chcesz porównać w dwóch dokumentach. Domyślnie wybrane są wszystkie elementy.

UWAGA: Element "Wstawienia i usunięcia" jest zawsze wyszarzony i zawsze sprawdzany. Gdy używasz opcji "Porównaj" lub "Połącz", wstawienia i usunięcia będą zawsze porównywane.

W sekcji "Pokaż zmiany w" wybierz porównanie znaków według znaków ("Poziom postaci") lub słowo po słowie ("Poziom słów"). "Poziom postaci" pozwala zobaczyć dokładne zmiany, które zostały wprowadzone. Na przykład, jeśli oryginalny dokument zawiera słowo "to", a zmieniony dokument zawiera słowo "też", do którego dodano "o", ustawienie "Poziom słowa" wskaże, że "na" zostało zastąpione przez " też. "Jednak ustawienie" Poziom postaci "wskazywałoby na dodanie" o ".

Domyślnie funkcja "Porównaj" umieszcza zmiany w nowym dokumencie, jak pokazano w sekcji "Pokaż zmiany w". Możesz jednak umieścić zmiany w "Oryginalnym dokumencie" lub "Poprawionym dokumencie".

Kliknij "OK" po dokonaniu wyboru.

Dokonuje się porównania między dwoma dokumentami, a zmiany są wyświetlane w określonym dokumencie. W naszym przykładzie zdecydowaliśmy się zaakceptować domyślne wyświetlanie zmian w nowym dokumencie. "Oryginalny dokument" i "Poprawiony dokument" są wyświetlane w okienku po prawej stronie "Dokumentu porównawczego", który ma służyć jako punkt odniesienia. Nie można ich edytować.

Jeśli nie widzisz panelu zawierającego oryginalne i poprawione dokumenty, kliknij "Porównaj" w sekcji "Porównaj" w zakładce "Przegląd". Następnie wybierz "Pokaż dokument źródłowy", a następnie "Pokaż oba". Możesz także wybrać "Pokaż oryginał" lub "Pokaż poprawiony", jeśli nie chcesz wyświetlać obu.

"Panel recenzujący", omówiony krótko w lekcji 2, a bardziej szczegółowo w lekcji 3, wyświetla się również po lewej stronie "dokumentu porównawczego".

W "Porównanym dokumencie" możesz przeglądać śledzone zmiany, tak jak to omówiono w Lekcji 2, akceptując lub odrzucając każdą zmianę.

Następnie zapisz porównany dokument pod inną nazwą, a otrzymasz dokument zawierający zmiany zarówno z oryginalnych, jak i poprawionych dokumentów.