Początkujący Jak tworzyć, zarządzać i przypisywać kategorie w programie Outlook 2013

Outlook 2013 pozwala przypisać kategorie do rzeczy i dostosować te kategorie. Rzecz o kategoriach polega na tym, że są one uniwersalne w programie Outlook i można przypisać każdą kategorię do kombinacji klawiszy. Dzięki temu możesz kategoryzować wiadomości e-mail, wydarzenia w kalendarzu i notatki za pomocą kilku szybkich naciśnięć klawiszy.

W ciągu ostatnich kilku miesięcy rozmawialiśmy dużo o programie Outlook 2013 i jego różnych częściach. Omówiliśmy opanowanie najważniejszych funkcji, takich jak tworzenie i wysyłanie wiadomości e-mail, a także tworzenie i zarządzanie kontaktami, a nawet importowanie kontaktów z Gmaila. Omówiliśmy także inne rzeczy programu Outlook, na przykład w jaki sposób tworzyć listy zadań, aby utrzymać się dobrze, na zadaniu. I oczywiście jest cały ważny kalendarz, który jest niezbędny dla każdego, kto chce skutecznie przestrzegać harmonogramu.

Oznacza to, że możesz z nim zrobić wiele, aby lepiej zarządzać pracą, a nawet życiem osobistym. Zanim jednak zamknęliśmy nasze spojrzenie na Outlook 2013, uważamy, że powinniśmy krótko omówić dwa pozostałe aspekty, na które warto zwrócić uwagę: kategorie i wyszukiwanie.

O tych kategoriach

Aby dostosować swoje kategorie, kliknij przycisk "Kategoryzuj", a następnie wybierz "Wszystkie kategorie ..." z menu rozwijanego. Za pomocą tego okna dialogowego możesz tworzyć nowe kategorie, usuwać stare, zmieniać nazwy, zmieniać kolory i przypisywać klawisze skrótów.

Zauważ na poniższym zrzucie ekranu, w jaki sposób przypisaliśmy "CTRL + F2" do niebieskiej kategorii.

Teraz możesz na przykład zastosować kategorie do dowolnych potrzeb. Weźmy poniższy przykład, mamy zadanie "żyć la vida loca" i zaznaczyliśmy to kategoriami Osobiste (fioletowe) i Pilne (czerwone).

Zapamiętaj tę bardzo pomocną wskazówkę: po przypisaniu skrótów klawiszowych do kategorii i przypisaniu kategorii do pamięci, mogą one szybko uporządkować pocztę, spotkania i inne elementy programu Outlook.

Na przykład nagłówek wiadomości e-mail z wiadomości w naszej skrzynce odbiorczej oznaczono kategorią Praca. Odtąd, jeśli potrzebujemy szukać tej konkretnej wiadomości, możemy użyć kategorii do odfiltrowania niepowiązanych wiadomości.

Pamiętaj też, że możesz szybko oznaczać zadania, wiadomości e-mail i inne elementy Outlooka za pomocą domyślnej kategorii, na przykład na poniższym zrzucie ekranu. Oto kilka zadań PILNIE po prostu klikając małe okienko w kolumnie KATEGORIE.

Jest oczywiste, że kategorie mogą być bardzo pomocne i są w dużej mierze nieużywaną funkcją programu Outlook. Naucz się efektywnie ich używać, a będziesz w stanie zorganizować wszystkie swoje rzeczy w powiązanych obszarach kategorii.

Proste wyszukiwanie w Outlooku

Omówmy to krótko, mówiąc o wyszukiwaniu elementów w Outlooku. Mamy na myśli to głównie w odniesieniu do poczty, ale wyszukiwanie rozszerza się w całej aplikacji. Po kliknięciu panelu wyszukiwania, na przykład w skrzynce odbiorczej (lub w dowolnym innym folderze poczty), Wstążka zmieni się, aby zapewnić mnóstwo narzędzi wyszukiwania.

Dlaczego wszystkie te rzeczy są tutaj? Po prostu, im więcej sposobów wyszukiwania wiadomości, tym większe są szanse na jej znalezienie. Zobacz tutaj na poniższym zrzucie ekranu, klikamy przycisk "Temat", a my możemy wypełnić odpowiednią przestrzeń tym, co chcemy, aby obiekt zawierał. W tym przypadku chcemy znaleźć tematy dotyczące "Pracy".

Zauważ, że wyskakujące wyniki są w rzeczywistości Zadaniami, co pokazuje, w jaki sposób Outlook zwraca wyniki wyszukiwania ze wszystkiego, co przechowuje.

Jeśli zmaksymalizujesz swoje umiejętności wyszukiwania w programie Outlook, możesz szybko zająć się bałaganem, poświęcając trochę czasu i wypróbowując opcje wstążki wyszukiwania. Pamiętaj, że jeśli wyniki są zbyt szerokie i zróżnicowane, zawsze możesz zawęzić zakres, używając odpowiednio zatytułowanych narzędzi zakresu..

Wreszcie, jeśli odczuwasz potrzebę władzy i ostatecznej kontroli nad wyszukiwaniem, spróbuj użyć znalezionego formularza wyszukiwania zaawansowanego, klikając przycisk "Narzędzia wyszukiwania" w sekcji Opcje.

Korzystanie z formularza wyszukiwania zaawansowanego jest zdecydowanie najlepszym i bezsensownym sposobem wyszukiwania w Outlooku, ale niezależnie od tego, z jakiej metody skorzystasz, na pewno znajdziesz sposób na znalezienie swoich rzeczy w mgnieniu oka..

Opcje wyszukiwania

Program Outlook współpracuje z funkcją wyszukiwania systemu Windows, którą napisaliśmy podczas krótkiej serii. Te opcje wpływają na sposób wyszukiwania przedmiotów zarówno w systemie Windows, jak i w programie Outlook.

Uwaga: po kliknięciu "Opcje indeksowania ..." otworzy się panel sterowania Opcje indeksowania, w którym można dostosować sposób indeksowania programu Outlook przez indeksowanie wyszukiwania systemu Windows. Pozostałe opcje dotyczą głównie wyników wyszukiwania, takich jak sposób wyświetlania i skąd są wyświetlane wyniki.

Kategorie i wyszukiwanie to dwie nieszablonowe funkcje, które możesz dodać do swojego repertuaru Outlooka, co dość ładnie sprawdzi się z Twoim Office. Jeśli korzystasz z Outlooka w znacznym stopniu, a otrzymujesz dużo wiadomości e-mail, tworzysz wiele spotkań w kalendarzu lub generujesz długie listy zadań, to ważna jest możliwość nie tylko ich organizowania, ale także możliwość wyszukiwania czegokolwiek, zwłaszcza jeśli wiesz, to, czego szukasz, jest nieocenione.