Jak tworzyć litery formularza w programie Word
Czasami możesz chcieć utworzyć list, który będziesz wysyłał do wielu różnych osób, ale chciałbyś, aby niektóre jego części były zindywidualizowane dla każdego adresata: części takie jak powitanie, imię, adres, itp. W słowie to oznacza, że powinieneś stworzyć list, który jest naprawdę łatwy do zrobienia.
Zanim zaczniesz od liter listowych, upewnij się, że masz już skonfigurowaną bazę danych ze wszystkimi polami, które chcesz dołączyć. Baza danych może być tak prosta jak arkusz kalkulacyjny Excel z kolumnami na imię, nazwisko, adres itp.
Program Word może importować dane z dokumentów programu Excel, Access i tekstowych. Jeśli nie masz jeszcze konfiguracji bazy danych, zawsze możesz utworzyć ją w programie Word, co pokażę ci, jak to zrobić.
Twórz litery formularza w programie Word
Aby rozpocząć, utwórz dokument zawierający standardowy tekst, taki jak przykładowy list świąteczny poniżej:
Zwróć uwagę, że nie ma zwrotu grzecznościowego, adresu itp., Ponieważ zostaną one dodane później jako pola w naszym liście formularzy. Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to kliknąć Wybierz odbiorców na Mailingi patka:
W tym miejscu dodajesz osoby, które będą otrzymywać list lub importują listę z pliku bazy danych.
Możesz kliknąć Wpisz nową listę jeśli chcesz utworzyć listę w samym programie Word. Aby zaimportować, kliknij Użyj istniejącej listy. W tym przykładzie wypiszemy listę.
Uwaga: Po przejściu do zapisywania listy odbiorców program Word wyświetli monit o podanie lokalizacji na dysku twardym, aby zapisać plik danych, który zostanie utworzony.
Po zapisaniu listy odbiorców zauważysz, że wiele ikon znajdujących się na Mailingi wstążka jest teraz klikalna.
Aby rozpocząć dodawanie pól do listu, kliknij miejsce w dokumencie, aby wskazać miejsce, w którym chcesz umieścić pole, a następnie kliknij Blok adresu.
Spowoduje to wyświetlenie Wstaw blok adresu dialog.
Kliknij dobrze aby przejść do domyślnego formatu i powinieneś dostać coś, co wygląda tak:
Następnie dodaj Wchodzić po Blok adresu aby przenieść swój tekst w dół linii, a następnie kliknij Linia z życzeniami Ikona:
Spowoduje to wyświetlenie Wstaw linię powitania dialog.
Jeszcze raz przejdźmy do domyślnego formatu i po prostu kliknij dobrze przycisk.
Następnie zaznacz, gdzie jest napisane, kliknij prawym przyciskiem myszy, wybierz Ustęp a następnie zaznacz pole obok Nie dodawaj spacji między akapitami tego samego stylu.
Spowoduje to, że blok adresu będzie się prawidłowo łączyć, zamiast pustej linii między każdą jego częścią.
Następnie kliknij Podgląd wyników ikona znajdująca się na karcie Korespondencja na wstążce.
Zamiast wskaźnika pola bloku adresu, powinieneś teraz zobaczyć rzeczywistą zawartość wymienioną w dokumencie programu Word.
Po zakończeniu podglądu kliknij przycisk Podgląd wyników ikona, aby wyłączyć podgląd. Następnie, aby zobaczyć, jak dodać inne pola, kliknij tuż obok w dokumencie, aby uczynić go bieżącą pozycją, a następnie kliknij Wstaw pole korespondencji seryjnej Ikona.
Powinieneś dostać coś takiego:
Wybierać Państwo bądź region, następnie kliknij Wstawić przycisk.
Spróbuj kliknąć Podgląd wyników ikona ponownie, aby zobaczyć, jak to wygląda. Oto mój przykład poniżej:
Teraz, gdy litera formularza jest poprawnie skonfigurowana, możesz robić bardziej zaawansowane rzeczy, takie jak konfigurowanie reguł. Reguły pozwolą Ci pokazać tekst dla niektórych odbiorców i ukryć go dla innych. Aby rozpocząć, kliknij Zasady przycisk.
Zobaczysz menu rozwijane z kilkoma opcjami, takimi jak Pytaj, Wypełnij itd.
Dla naszego przykładu wybierzmy Jeśli… to… jeszcze, co doprowadzi nas do następującego okna dialogowego:
Zmienić Nazwa pola: do Państwo bądź region, i wpisz USA w Porównać do: pole. Następnie dodaj trochę tekstu do pól, w których jest napisane Wstaw ten tekst i W przeciwnym razie wstaw ten tekst.
W tym przykładzie, jeśli odbiorca mieszka w USA, otrzymają tekst Wesołych Świąt wstawiony do ich listu, podczas gdy wszyscy inni otrzymają wiadomość Życzenia świąteczne.
Oto jak będzie wyglądać po kliknięciu dobrze przycisk, a następnie Podgląd wyników przycisk.
Następnie zanotuj Podgląd wyników Sekcja:
Tutaj możesz kliknąć przyciski strzałek (kiedy Podgląd wyników jest włączony) po lewej i prawej stronie numeru, aby przewinąć wszystkie litery, które zostaną wysłane. W ten sposób możesz upewnić się, że wszystkie twoje litery będą wyglądać dokładnie przed drukowaniem lub wysyłaniem e-mailem.
Uwaga: Wybór menu pól dopasowania w sekcji Reguły służy do dopasowywania nazw pól w bazie danych z nazwami nagłówków na liście odbiorców.
Aby łatwiej było zobaczyć, gdzie wstawiłeś pola do dokumentu, użyj Atrakcja Scal pola przycisk.
To przełącznik można włączać i wyłączać według własnego uznania. Wreszcie, gdy jesteś zadowolony ze swojej litery, kliknij Zakończ i połącz Ikona:
Powinieneś dostać to rozwijane menu z trzema opcjami.
Wybierać Edytuj poszczególne dokumenty aby połączyć Worda ze wszystkimi literami w jeden duży dokument, który możesz przejrzeć przed wydrukowaniem lub wysłaniem jako e-mail.
Jak widać, tworzenie listów formularzy za pomocą programu Word nie jest już zadaniem, które było kiedyś, i można tworzyć i wysyłać dokumenty szybko i łatwo. Jeśli masz jakieś pytania, skomentuj. Cieszyć się!
